//Logo Image
作者:朱斌妤(2000-02-29);修改:徐業良(2002-07-05):推薦:徐業良(2000-08-01)

口頭報告(presentation)技巧

“Presentation”這個英文字應用在不同場合,會有不同的意義,例如廣告公司向客戶提報行銷廣告企劃的會議就叫「提案會」;廠商向消費者介紹新產品則可能利用「發表會」;企業向新聞界宣佈新動向時就應召開「說明會」、「記者會」等。不論那一種目的的口頭報告,都應該注意下列事項:

1. 儘量使用淺顯易懂的語言來傳達訊息

口頭報告最重要的“技巧”,便是如何生動地描述你所要傳達的訊息,讓聽眾都能夠瞭解且對你所講的內容感到興趣。一場口頭報告可以像是一場戲劇,分析聽眾、構思流程、撰寫劇本、反覆演練。

2. 敘述時要簡潔有力

任何口頭報告都要避免過度冗長,千萬不要說太多客套的廢話,或做過多與主題無關的闡釋,務必讓聽眾在最短的時間內知道你所要表達的事情。一般聽眾大概在五至六分鐘內就會對口頭報告內容下判斷,此時如果還無法吸引聽眾,表示這個口頭報告還有未經完整構思的部份。回答聽眾的問題時也應該予以明確具體的回覆,同時也要視對方的立場和反應來回應。

3. 以熱烈表情轉達思緒

做提案報告時,最忌諱報告人擺出一副「盡義務」的表情,絲毫不理會聽眾的反應,如此不但無法引起聽眾的興趣,同時也無法讓聽眾全然相信報告的內容,徒增雙方的誤解。報告人必須是參與計畫的人,對計畫的進行有相當的了解,如此才能表現出積極實現計劃的熱情與企圖,同時在報告進行中隨時以目光關懷聽眾,適當的運用肢體語言以及頷首微笑,引領聽眾進入所要表達的情境中。

4. 儘量發揮演出效果

提案報告其實就像演戲,在某種程度上可說是「製作性的演出」,如此才能操縱聽眾的感情,使其不厭其煩的聽完。以下有幾個基本的手法:

l          做報告的人一定要站著說話,保持充沛的熱情和肢體動作的空間。

l          多多利用白、黑板或投影片圖解說明,使聽眾容易了解。

l          事先準備好若干道具,如紙張、樣品、插圖等,讓提案會更生動有趣。

l          不要被口頭報告的環境所侷限,必要時可以主動安排、改變報告的環境。

5. 事先不要出示所有的文件

有的口頭報告一開始就送上全本計畫書,這樣往往會造成台下的人埋首苦讀,而不理會台上報告人,因此正確的做法應該是在口頭報告進行中,再一面把文件分配出去。如果必須一次就送上全本計畫書,則需要安排穿插一些展示或是加大肢體動作以吸引聽眾的注意力。

6. 運用活潑簡潔的動態資料

有的口頭報告中長時間的放映錄影帶、幻燈片,分散了聽眾的注意力,太過冗長影像資料往往會造成聽眾無法掌握重點,同時由於播放時燈光昏暗,也常會造成聽眾意志力不集中而昏睡的情況。運用任何影像資料都要簡潔有力,並且考慮是否確實有需求。