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作者:陳友凡 (2001-02-12);推薦:徐業良 (2001-02-12)
附註:本文為台灣有線視訊寬頻網路發展協進會委託研究計畫「知識服務供給者建立模式之研究」部份成果。

文件管理軟體分析與KSP文件管理功能定義

在組織或企業的成長過程中,利用各種文件來記錄研發的成果或作經驗的傳遞是必然的。隨著近幾年來的知識管理的發展風潮,針對文件的管理所製作的文件管理軟體大量增加。最早期的文件管理系統是以貯存文件的能力作為評定能力好壞的標準,而現今良好的文件管理系統除了管理文件(貯存搜尋版本管理…)外,還需具備有在使用者的配合下在日常操作過程中進行資料擷取結合的工作[O’Meara, 2000]

文件管理系統主要區分為與群組軟體(Group Ware),如蓮花公司(Lotus)Notes軟體或微軟公司(Microsoft)Exchange軟體相結合的文件管理程式,和獨立的系統。與現有群組軟體結合的優點為可以直接使用內建的功能如E-mail或搜尋等,而不必自行撰寫。

KSP網站的建構主要是以底層知識文件的鋪陳為主,為使使用者有效的獲得知識文件,不論是使用成的軟體或是自行建立一個文件管理的機制是必要的。為了解目前市面上文件管理軟體的功能以供作採用或自行建立的參考,在網路上搜尋出八種文件管理系統作為參考的對象,簡介如下:

(1) Actif KM Builder

KM Builder為國內喬蓬公司的產品,其主要的功能為建立企業內知識管理的介面及網站。KM Builder在文件管理的工作上是結合Microsoft ExchangeWindows 2000內建的功能提供文件的貯存及檢索。

(2) CD-Files

CD-Files為一個紙本文件電子化的解決方案,其專長的部分為圖檔的存放及搜尋以減少重覆設計的情形。

(3) Domino.Doc

Domino.Doc為美商蓮花公司的產品,附屬於其Notes群組軟體下。其提供的功能主要有Check-in/check-out版本管理文件資料收集階層式文件管理全文檢索及調閱

(4) DyanDoc Capture 文件捕手

DynaDoc Capture為國內華印公司以其專屬可攜式文件格式(DynaDoc格式,*.wdl)為基礎的文件管理軟體。其主要功能為文件掃瞄及文字辨識,主要針對舊有紙本文件電子化。對於新產生的文件則提供簡易的工具將有的文件檔案轉換為DynaDoc格式。在實際管理的功能上則主要是提供文件檔案 (*.wdl*.html*.txt)的全文搜尋及文件傳遞功能。

(5) KMAN2000

KMAN2000亦是與Exchange結合的軟體,為針對AutoCAD的圖文管理系統。包含文件或圖檔建立及修改時自動利用E-mail進行審核程序文件或圖檔版本的保存文件或圖檔的全文檢索(包含AutoCAD檔案內文字的檢索)以不同格式儲存的同一份文件的管理、以及自動建立文件產生的報表以了解文件產生及修改的情形。

(6) KMS

包含了知識文件的建立、生效、發行、調閱、變更、作廢等完整的文件管理功能。提供文件類別、參考文件、變更記錄、相關部門、審核流程等關聯性資料的查詢。提供完整的全文檢索與文件立即查詢功能

(7) Metaphase

Metaphase主要以PDM作為其功能的訴求,提供管理文件檔案、工作流程、產品架構、標準零件分類、應用程式整合、產品組態管理、圖檔管理等功能。並以稍加修改便能與各類CADCAECAM甚至使用者自行撰寫的軟體相結合。

(8) Panagon

Panagon分為影音管理及文件管理兩種功能。影音管理可以大量儲存、管理及擷取各種型式的影像文件,包括文件影像、電腦輔助設計圖、數字及文字資料、照片、聲音及錄影資料並加以索引及分類。文件管理的部分則提供文件索引版本控制資料安全控制等能力。

以上軟體中CD-FilesDynaDoc以轉換舊有文件為主要的功能,在管理方面僅提供搜尋的能力,因此不在考慮的範圍內。KM2000KMSMetaphasePanagon是獨立的軟體,使用者必需購買該軟體才能使用。Actif KM BuilderDomino.Doc則是利用與群組軟體的結合以進行文件的管理,但此類軟體由於使用對象仍為組織內,因此在保全上的機制反而不適於網路上知識的傳播。

經過現有文件管理軟體收集與分析,發現利用現有軟體來建構KSP網站仍有許多的問題必須克服。另外此類軟體由於大都需要針對客戶作調整,部份需要與群組軟體配合,價格對於一般的小型知識組織而言並不容易接受,因此KSP網站必需自行建立文件管理的機制來滿足使用者。然而分析現有文件管理軟體後,可以更清楚定義出KSP網站文件管理的功能需求:

(a)    文件審核過程的自動化,其中又以利用E-mail做為傳遞的工具為主。

(b)    文件版本的控制,確保使用者獲得的是最新的文件。有些則提供舊有版本的保存可以從中了解版本改變的過程。

(c)    對作者及修改者的記錄。

(d)    全文檢索。

(e)    文件的建立。

(f)      利用現成的網頁瀏覽器作為介面。

(g)    文件資料的保全。

這些需求中(a)(b)(c)(e)(g)是屬於組織內部的工作。在網際網路的發展下,知識組織中主管與成員間利用e-mail作為溝通的介面文件的傳遞是相當普遍的,應此當文件完成時交由主管加以審核並推薦的過程結合在組織的工作習慣中並不困難。對於文件版本的控管則和作者及修改的記錄則可直接利用文件建立過程中在文件中加以附註。由於使用者僅能利用網頁來觀看文件,因此文件不易有被任意修改的情形。

(d)(f)則是針對參觀KSP網站的使用者而建立,為知識擷取介面的部份。KSP是以網站的方式存在,瀏覽器便是最主要的使用者介面,而且由於Html規格的統一,並不易出現版本衝突而無法閱讀的問題。全文檢索在一般的網站中亦為十分普遍的功能,網路上也有許多現成的搜尋引擎來達到相同的目的。使用現成工具來進行文件的管理工作除了可針對組織本身進行調整外,經費的降低亦是一個優點。

參考資料

O’Meara, Darren, “Buried in Documents?” Manufacturing Engineer, v79 n5, p198-200, 2000.

Actif KM Builder, http://www.asp.com.tw.

CD-File, http://www.lehigh.com.tw.

Domino.Doc, http://www.lotus.com/home.nsf/welcome/domdoc.

DynaDoc, http://www.asiaserve.com.tw/product/catcher/index.htm.

KMAN2000, http://www.eoffice.com.tw/default.htm.

KMS, http://www.easyflow.com.tw/product/kms/default.asp.

Metaphase, http://www.apic.com.tw/products/cae/metaphase.html.

Panagon, http://www.trinet.com.tw/pr_dm1.asp.