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作者:徐業良(2001-04-10),推薦:徐業良(2001-04-10)

2001中華民國燃燒學會∕民航學會∕航太學會學術聯合會議-承辦紀要

l      三合一會議舉辦模式及名稱

民國八十八年十二月,航太學會、燃燒學會、民航學會首次共同主辦三學會的聯合學術研討會,藉此三合一的會議結合各界資源,促進彼此交流,更能拓展與會者視野,成果可謂相當豐碩。因此八十九年四月針對前屆學術研討會召開之檢討會議中,三學會進一步決議每年皆以聯合會議形式進行,並決定本屆三合一會議輪由燃燒學會主辦,委託元智大學承辦。

為避免與每年年底中國機械工程學會學術研討會時間衝突,同時考量向教育部、國科會申請補助經費的時程,會議中決定三合一研討會改在每年三月份舉行,也因應舉辦時間的修改,研討會的名稱改冠以西元年份,而不冠以屆數。在學術聯合會議中三個學會的排名,也依輪流主辦的順序訂定先後,如上屆會議由航太學會主辦,本屆會議由燃燒學會主辦,因此本屆會議排名順序便是「燃燒學會∕民航學會∕航太學會」。至此,三合一會議輪流主辦的模式,以及會議名稱“2001中華民國燃燒學會∕民航學會∕航太學會學術聯合會議”正式定案。

l      籌備委員會的組織

元智大學很榮幸接受委託負責籌辦此一盛會,於八十九年六月二十七日在元智大學召開第一次籌備會議,由燃燒學會蘇玉本理事長擔任主席。會中首先確定了三合一研討會籌備委員會的組織,主任委員由承辦單位元智大學詹世弘校長擔任,副主任委員則由燃燒學會蘇玉本理事長、民航學會李雲寧理事長、航太學會胡謹理事長擔任,籌備委員則由各方推薦相關學者、專家、熱心人士擔任。總幹事由詹校長任命實際負責行政業務的元智大學機械系徐業良主任擔任,副總幹事則由燃燒學會梁治國秘書長、民航學會施建華秘書長、航太學會毛曾奇秘書長擔任,幹事群則由承辦單位元智大學機械系二位行政人員和三位技術人員所組成。本屆學術聯合會議籌備委員會的組織方式,相信也為往後會議舉行建立了一個可以遵循的良好模式。

l      經費的籌募

三合一學術聯合會議經費的籌募,也是第一次籌備會議討論的重點。會議中討論到經費的來源有四個重點,第一當然是政府單位,如國科會、教育部等對學術研討會的補助經費﹔其次在會議中通過各學會比照前屆會議,各贊助十萬元,也似乎為往後聯合學術會議建立了慣例﹔研討會報名費也是重要收入項目,會議中通過本屆研討會報名費金額比照上屆收取﹔最後則是由承辦單位自行募集經費,例如邀請相關民間單位贊助,以及向展覽廠商募集等。當時預估這四個來源的收入,應可支持舉辦此研討會,會後承辦單位寄發邀請函給籌備委員,並尋求其贊助,也立時得到不少正面反應,因此承辦單位心情也篤定不少。

l      學術聯合會議時程規劃

第一次籌備會議也確定了三合一學術聯合會議九十年三月十七日星期六一天舉行,並討論了當天包括專題演講、研討會、論壇等大致安排,緊接著在八十九年七月十三日在中科院二所召開了第二次籌備會議,學術聯合會議時程規劃是該次會議討論的重點。首先以學術聯合會議舉辦日期為目標,往前回溯訂定了幾個重要日期,包括論文完稿日期、議事手冊寄發日期、會議海報及報名表寄發日期、論文審查及通知審查結果日期、論文截止收件日期、Call for Paper寄發日期(兩次)等。籌備會議結束後,承辦單位也立刻著手建立三合一學術聯合會議之網頁,把相關的訊息、時程、表格等公佈在網站上。

第二次籌備會議中也對學術聯合會議當天時程做了精心、有創意的規劃,包括邀請與燃燒、民航、航太相關之政府重要人士擔任大會貴賓,邀請Case Western Reserve University田紹祖教授擔任大會專題演講,同時並頒予燃燒學會榮譽會員。學術聯合會議中除研討會議口頭發表論文之外,並有論文海報發表(poster session),同時各學會並分別針對特定議題舉辦論壇,由各學會自行推舉主持人並邀約與談人。為吸引參與人士能全程參與,主辦學會燃燒學會的論壇放在當天最後,與大會閉幕典禮合併,論壇題目訂為「研究經費籌措與科技發展之優先度」,邀請政府單位掌握科技預算單位的相關人士來談這個大家都關心的議題,同時並增加閉幕摸彩活動,民航學會並當場承諾捐贈機票,作為摸彩獎品。第二次籌備會議中也決定,因為一天研討會行程實在非常緊湊、疲累,當天不舉辦晚宴,而以餐盒替代。

l      論文的邀請與審查

論文發表當然還是學術研討會的重頭戲,三合一學術聯合會議同時牽涉到三個學會,複雜度更為提高。第二次籌備會議中僅確認因相關技術問題過度複雜,本屆學術聯合會議仍以紙本論文集,不製作光碟,但投稿人完稿則須附上紙本及磁片,以利編輯時之校正作業。

八十九年九月六日在元智大學召開了第三次籌備會議,將三學會研討會名稱做了統一的修正,並正式組成了論文委員會,由承辦單位元智大學機械系王立文教授擔任主任委員,三個學會分別由中央大學施聖洋教授、成功大學陸鵬舉教授、成功大學趙怡欽教授擔任論文召集人。論文審查的模式更是做了重要的決定,三學會的論文召集人負責各學會論文收件、各自召開審查會議、寄發通知、收集完稿等工作,三位論文召集人將各學會論文完稿資料及初步分類交給承辦單位彙整編印論文集,並安排學術會議當天發表時程,最後論文委員會開會對各項細節作最後確認。在整個論文邀約、審查過程,投稿人都僅與其專業學會接觸,最後論文集編輯及議程排定才由承辦單位彙整,這樣各學會獨立作業再彙整聯合的運作模式,後來證實十分順暢而有效率,確實是往後三合一學術聯合會議可以沿用的模式。當然三位論文召集人負擔了相當大的工作,承辦單位也事先支給各學會三萬元經費,供論文召集人作郵遞、審查、完稿等業務費用開支,協助其順利完成工作。

l      學術聯合會議籌備工作

本屆三合一學術聯合會議籌備委員會的幹事群,由承辦單位元智大學機械系二位行政人員和三位技術人員組成,負責學術聯合會議各種事務性籌備工作。籌備工作相當龐雜,承辦單位在每週系工作會報上皆作進度討論,並定期向主任委員詹世弘作進度報告。詹校長對於如何能在有限經費之下舉辦成功的研討會十分關切,也不斷指導、要求幹事群提出創新做法,當用則用、當省則省,並儘量整合校內既有資源,提供更好的服務,有幾點工作值得記錄作為日後參考。

在製作徵文海報、大會海報時,承辦單位便花費數千元委請專業設計公司設計本屆學術聯合會議鮮豔、醒目的標示圖案,經籌備委員會選擇、確認後,除海報外,本屆學術聯合會議的網站、邀請信函、論文集、議事手冊、資料袋、會場佈置都採用相同色彩、風格的圖案,較諸一般學術研討會活潑許多。

論文集是參與學術研討會所有學者智慧、努力的結晶,承辦單位特別不惜成本,選擇較好的紙張、印刷、和裝訂方式,希望能夠編輯成一本製作精美、值得長久留存的論文集,事後果然也得到與會者好評。大會紀念品的選擇上,承辦單位選擇了桃園鶯歌的特產,手工寫上個人名字的瓷杯,並希望藉此吸引與會者能事前報名,雖然承辦單位在紀念品名字書寫、分類上多花了不少工夫,但在「個人化」紀念品的吸引下,184篇論文作者中有144人事前報名,與會人士得到這項紀念品也都顯得十分高興。另外值得一提的是,論文集印刷廠商和紀念品製作廠商也都額外提供精美禮品,供大會閉幕典禮摸彩。

會場服務方面,研討會共有十二個口頭發表會場,承辦單位在在每一個教室都提供了包括投影機、電腦、單槍等設備,每間教室也都有一位事前訓練過的工讀同學負責操作設備及計時,使論文口頭發表能夠順利進行。Poster Session發表者如無特別準備,承辦單位也主動代為將其論文放大張貼。餐飲服務是重頭戲,承辦單位在每一次茶點時間提供的茶點都力求精緻,午餐也提供了六、七樣不同菜色的主菜,以及兩種湯和水果供與會者選擇。此外承辦單位並提供了車站、旅館接送、代叫車等交通服務,希望讓與會者有賓至如歸之感。

在學術聯合會議籌備工作及會場服務,總計動用了近三十位工讀同學,其中大部分是碩博士研究生。這些同學的參與,使承辦單位有充沛人力完成各項籌備工作,研究生同學們也由此得到實際參與學術活動的學習機會。

l      學術聯合會議當天進行狀況

九十年三月十七日星期六上午九點,在元智大學五館國際會議廳舉行了2001中華民國燃燒學會∕民航學會∕航太學會學術聯合會議的開幕典禮,元智大學詹世弘校長致歡迎詞之後,國科會魏哲和主委、國防部傅慰孤次長、中壢市張昌財市長分別以貴賓身分致詞,其中魏主委是擔任國科會主委之後,第一次公開在學術研討會致詞,他除了對三學會的研究成果表示肯定與鼓勵之外,也對未來國科會發展方向做了具體描述。接著成功大學教授代表航太學會胡謹理事長致詞,民航學會李雲寧理事長、燃燒學會蘇玉本理事長也分別致詞,蘇理事長並頒贈田紹祖教授燃燒學會榮譽會員證書。開幕典禮與會貴賓還包括飛安委員會執行長戎凱、逢甲大學工學院劉通敏院長、交通大學機械系陳俊勳主任等人。學術聯合會議當天共有近250人報名參加,開幕典禮時國際會議廳現場近兩百個座位可用座無虛席來形容,主辦單位燃燒學會也由梁治國秘書長率領工作同仁,在報到現場設立服務攤位,提供燃燒學會會員服務。

接著便由田紹祖教授進行大會專題演講,講題是Fire Safety in Spaceshuttle or Spacecraft”。演講開始時會場投影設備發生故障,略微耽誤,所幸後來及時解決,教授風趣的演講風格和精闢的內容,獲得與會人士不少共鳴,演講完畢後仍圍著教授繼續討論。

專題演講後,與會人士移師元智大學三館,進行論文發表。本屆學術聯合會議共有184篇論文發表,其中燃燒學會65篇,民航學會91篇,航太學會28篇,較諸上一屆的117篇(航太67篇,燃燒35篇,民航10篇)規模擴大不少,亦顯見三領域學者們研究成果之豐碩。口頭論文發表共分十二個教室同時舉行,進行相當順利,每個會場平均都有二十人以上在場聆聽發表。雖然有部份發表人缺席導致部份場次較早結束,但更常見的是各發表會場討論熱烈、欲罷不能,而甚至還有延遲半個多小時才“下課”的情況。

與會者對大會餐點提供,似乎都相當滿意,總務處阿嫂們也一直在旁待命,每次餐點時間一結束,便立刻將所有垃圾清除,保持會場乾淨。一年一度的研討會目的除發表研究成果外,也在讓同一領域研究者作經驗分享與交流,因此大部分與會者在研討會場聆聽論文發表外,也有不少與會者站在會場四周,一面享受餐點,一面三五成群進行交流,甚至看到不少人站著聊了一個多鐘頭。承辦單位在場地佈置上疏忽了與會者這項需求,未能提供較舒適的交談場所,是應該改進的地方。

各學會的論壇也同步舉行,上午首先開始的是航太學會論壇,題目是「21世紀的航太產學研合作與展望」,由成功大學蕭飛賓教授主持,與談人包括經濟部技術處金憲博士、航太公會藍兩家先生、淡江大學航太系陳增源主任、工研院航太中心何無忌博士、清華大學動機系蔣小偉教授、及國家太空計畫室吳岸博士等人。下午則是民航學會的論壇,由李雲寧理事長主持,題目是「本區空域規劃」,與談人包括民航局飛行標準組徐永浩組長、民航局飛航管制組熊光榕組長、民航局助航組沈啟組長及民航局飛航管制組洪美雲技正等人。民航學會的論壇討論太過熱烈,超過原定90分鐘時間還沒有結束的“跡象”,最後擔心影響最後一場論壇及閉幕典禮,才不得不臨時將詹世弘校長及李雲寧理事長從會場中“請出”,趕往下一場論壇。最後一場燃燒學會論壇由元智大學詹世弘校長主持,題目是「研究經費籌措與科技發展之優先度」,與談人包括經濟部技術處金憲博士、國科會企劃處魏嘉鎮處長等人。三位與談人將民間與政府各種不同學術研究經費的方向做了報告後,與會的學者們也紛紛提出了對研究經費應用的看法及建議,時間又比原先預定超出甚多,但大家似乎仍意猶未盡。

最後進入閉幕典禮,詹世弘校長簡短致詞後,即由貴賓抽出獲獎的與會者,獎品數目雖然不多但都十分精緻,包括國外旅遊來回機票、小型冰箱、瓷器等。不知是否因為有抽獎節目的關係,一整天的研討會行程到傍晚近六點,仍有一百位左右來賓參與閉幕典禮。閉幕典禮完畢後,本屆學術聯合會議也正式畫下句點,承辦單位準備了餐盒讓大家在返家途中享用。

l      後記

2001中華民國燃燒學會∕民航學會∕航太學會學術聯合會議,承蒙教育部、國科會、資策會、民航局、中科院、國防大學、中華航空公司等各單位鼎力支持,以及籌備委員的指導協助,論文委員會對論文嚴謹的審查,並在全體工作同仁群策群力,三個領域學者熱烈參與下,終使本屆學術聯合會議得以順利完成,並進一步提升了本聯合學術研討會的地位與價值。

元智大學很榮幸接受委託負責籌辦此一盛會,在此一過程中一直以嚴謹認真的態度辦理會議籌備各項事務,對於承辦學術研討會也增加了不少經驗。在籌辦此學術聯合會議過程中,承蒙前屆會議論文主任委員中正理工學院宋齊有教授,將其承辦經驗傾囊相授,獲益頗多,因此在此也特別將本次會議籌辦過程中重要事項記載下來,作經驗的保存並與大家分享。在本次學術聯合會議籌備、進行過程中,有任何不周到的地方,也請各界先進多多包涵,並予批評指教!