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作者:徐業良(2004-08-16);推薦:徐業良(2004-08-16);最近更新:徐業良(2005-02-22)

如何作一個好的口頭報告

有一次開車到麥當勞「得來速」點餐,點餐的工讀生講話結結巴巴的,原本期待能夠快速點餐,反而問答之間被拖延了很久,臨走時不由得在心裡嘟噥一句,「話都說不清楚,怎麼能當麥當勞工讀生!」

不一會兒突然自鳴得意起來,覺得自己發現了一個“真理”,「話說不清楚,連麥當勞聘工讀生都不會用你!」

這樣的“真理”也許太誇張了一些,不過不談一般說話的技巧,正式的口頭報告(presentation)在大部分專業領域的確都是非常重要的。有許多文章、書籍、課程在討論口頭報告的技巧,甚至提出正式的理論、結構性的方法,嘗試教大家如何作一個好的口頭報告。自己十幾年教書、在各種場合發表學術論文及演講的經驗中,對於如何作一個好的口頭報告也逐漸有一致的想法,這幾年常常發現自己帶研究生的過程中,經常反反覆覆提醒學生同樣的口頭報告原則和技巧。這篇文章嘗試把這些思考整理下來,完全從我個人的經驗出發,輕鬆、非正式地談一談我認為“how to make a good presentation”,如何作一個好的口頭報告。

1.     基本的態度

在談口頭報告“技巧”之前,我認為對於口頭報告有幾個基本的態度必須要建立。

(1)   口頭報告是一個要好好把握、難得的機會,而不是一件緊張又恐怖的事

對大部分人來說,坐在台下聽的機會,遠遠比站在台上說的機會多,也因此許多人被要求作口頭報告時,往往會有比較緊張,甚至有些抗拒。然而從另一個角度想,每次都是坐在台下聽別人講(很多時候還是被“強迫”坐在台下聽),好不容易有機會上台講給別人聽,當然要把握機會,好好表現一番。

舉例來說,大學的研究生畢業前都要經過論文口試這一關,平常都是聽教授在講台上吹牛,這會兒至少有三個教授得坐在台下乖乖聽自己講半小時、一小時,可不是千載難逢的機會?!與其緊張兮兮,不如用更積極的心態準備,當作是自己難得表現的機會。

當然報告或演講完畢後,也許並不會立刻得到賞識、升遷,或者得到一筆大合約、賺大錢,但是每一次口頭報告,除了所要傳達的內容外,個人的學識、風度、談吐也都會在台下聽眾心中留下印象,有適當機會時也許立刻就會想到你!

從另一個的角度來看,即使你經常作口頭報告,絲毫不會緊張,但是仍然應該重視並認真準備每一次口頭報告。現代人時間是很寶貴的,有時候聽一場口頭報告、一場演講、或一堂課,發現演講者完全沒有認真準備,自己和其他的許多聽眾浪費了那麼多寶貴的時間聽講而沒有收穫,往往會覺得很憤怒,當然對演講者個人的評價也必定大打折扣。

自己就有過經驗聆聽一位地位崇高、獲獎無數的大師級教授演講,原本懷抱很大期望希望能聽到一場精彩、充滿智慧的演說,沒想到這位大師口才奇差不說,整個演講內容雜亂無章、文不對題,顯然完全沒有準備就上台了。口才好不好與個人性格與成長經驗有關,是完全可以體諒的,但是毫無準備就上台,真是完全對不起台下滿場的學者、教授,演講過後大家對這位“大師”自然也就毫無尊敬可言了。

(2)   口頭報告是完全可以演練的

有一次在一個課程裡聽到這樣一個故事。美國某個大學醫院每年都會為醫生開設訓練課程,課程完畢之後當然也會讓聽眾對每一個講師作教學評比。有一年一個心理學教授在訓練課程中設計了一個實驗,安排一位演員擔任講師,講授這位演員完全不瞭解的醫學課程。上課之前當然對演員作了深入訓練,讓他把講課內容像背台詞一樣背起來,講課時的段落、語調、姿勢、乃至於視聽輔助工具的使用,都經過反覆排練。

訓練課程完畢後的教學評比,這位演員居然得到最高分。

這個故事的目的當然不是說演講者可以不必瞭解演講內容。個人的學識、說話的技巧當然要靠長期培養,但是一場口頭報告是完全可以演練的。

這個概念也牽涉到兩個完全相反的基本態度。如果你對口頭報告沒有經驗或沒有信心,像是很多大學研究生第一次參加國際會議,要用英文作口頭報告,可能會非常緊張,但是只要多下功夫,一場口頭報告是完全可以演練的。相反的,也常常看到報告者認為自己對內容十分熟悉,報告前完全沒作任何演練,以為自己一上台就能講得很好,但是除了天生的演說家之外,如果口頭報告前沒有作適當的演練,大部分人都會報告得一團糟。

事實上我常看到、聽到教人準備口頭報告的方式,是把準備口頭報告類比為準備一場戲劇。讀大學時有段時間沈迷於舞台劇,對於這種觀點頗能認同,甚至我深深覺得學生時代舞台劇的經驗對自己現在上台作口頭報告的確有很正面的幫助。

2.     報告前的準備

當然準備口頭報告和準備一場戲劇最大的不同,是通常來說在一場口頭報告裡,演講者會同時是編劇、導演、演員、道具、和舞台監督。在口頭報告之前的準備,我認為演講者基本上要作三件事:編好劇本、準備好道具、然後不斷反覆演練。

(1)   報告內容的準備與選擇

不要被“技巧”迷惑了,一場口頭報告的成功,充實的內容才是最基本的條件,而內容的準備是完全沒有技巧的,只能靠報告者自己下硬功夫收集、研究,透徹瞭解所要報告的內容,真正成為這個主題的專家。成為這個主題的專家,“master the topic”,也是自己作口頭報告時最大的信心來源,如果對要報告的主題沒有自己是“專家”的感覺,也許你根本不該上台報告。

雖然報告內容的準備完全沒有技巧,但是報告內容的選擇與編排,或是說是“寫劇本”,應該還是有些技巧的。我認為在報告內容選擇技術面上兩個基本的考量是,「我的觀眾是誰?」和「我有多少時間?」

想清楚你的觀眾是誰,他們知道什麼、不知道什麼、對什麼有興趣、對什麼沒有興趣。自己聽報告或演講時,最無聊的就是演講者講了一大堆大家早就知道的淺顯道理,或者演講者講了一大堆沒有人聽得懂得深奧理論(演講者也許假設大家應該要懂),兩者都讓人覺得參加這場演講真是浪費時間、毫無收穫。自己也有幾次口頭報告經驗,在學術會議報告時,大家聽得興趣盎然、反應熱烈,同樣的內容向企業大老闆作報告時,卻講沒多久就被不耐煩地打斷,因為這位企業大老闆想知道的事不是學術或技術的內容,而是「這個技術怎麼樣能幫助我賺錢?」

所以,報告或演講內容的選擇,一定要用一點兒“同理心”。

自從大學入學採用甄選入學方式之後,我常被邀請到各高中談甄選入學「致勝之道」。很快就發現高中輔導老師對於甄選入學選校的方式、資料準備、面試技巧都比我們這些大學教授熟悉多了,我到底要講什麼呢?運用同理心想一想,觀眾想要知道什麼?突然發現自己最“特別”的角色,就是甄選入學時我就是口試委員,高中學生、老師非常想知道,口試委員在想什麼?後來我就完全由這個角度出發和高中學生談,果然很受歡迎。

第二個基本考量,是想清楚自己有多少報告時間,決定自己要講到多少細節。在我自己報告、演講,或是聽別人報告、演講的經驗裡,絕大部分都是要講得內容太多,時間不夠,很少有內容不夠,時間太多的狀況,而我個人認為,演講的時間超過原先預定的時間,耽誤了後面講者或活動,乃至於所有聽眾的時間,對於主辦單位或聽眾來說,都是很不禮貌的。準備報告或演講內容一定要考慮時間的控制,思考在這麼短的時間內,我所希望傳達最重要、最核心的議題是什麼

常聽到這句對女性不太尊重的話(好像是林語堂說的),「演講就像女人的裙子,越短越好」,我想演講長短不是重點,重點在於有沒有把最核心的議題清楚、深刻地傳達給聽眾,如果沒有,演講不管短長,都是白搭。

大家一定都有經驗,下課鈴聲響很久了,大家早已歸心似箭,教授卻還在台上口沫橫飛、滔滔不絕。我常常告訴學生我的經驗,從大學畢業二十年,自我反省一下我現在知道的所有的事,有沒有哪一件事是當年坐在課堂上教授那兒聽來的?

我想了半天,一件也沒有。

這樣說很對不起當年我的老師們,事實是我當年作學生時很混、上課不認真、又常常蹺課。但這個經驗給自己的反省是,現在自己當了教授,在每一次報告、演講、上課的機會,都要努力讓聽眾至少帶著一兩樣東西離開講堂,而不要貪心、一廂情願地強迫灌輸一大堆聽眾在離開講堂20分鐘以後就完全忘記的內容。

(2)   投影片的準備

所謂準備口頭報告的內容,具體的工作也許應該是準備PowerPoint投影片。許多口頭報告是在報告已經撰寫完成的論文內容,因此常常看到錯誤的觀念,是報告者把準備口頭報告投影片,當作是把論文內容從Word檔案“copy – paste”PowerPoint檔案的事務性工作。準備PowerPoint投影片基本上是在為你的口頭報告“編劇”,需要作更深入的思考。

首先在時間掌控上,如果是用PowerPoint作報告或演講,許多人都贊同的原則是,一分鐘一張投影片,例如如果是20分鐘的報告,20張左右的投影片應是很恰當的。

記得好幾年前有一次在全國大學校長會議裡旁聽,一位校長被作安排10分鐘專題報告,校長幕僚卻準備了快60張投影片,算起來平均幾乎每10秒鐘就得要換一張投影片,才能在10分鐘之內講完。結果10分鐘的報告裡只見那位大學校長飛也似的不斷換投影片,沒有人聽清楚他在講什麼(或者看清楚投影片上寫了什麼),10分鐘到了卻連一半的投影片都沒講完。當時我就很納悶,為什麼幫這位校長準備投影片的幕僚居然不知道「一分鐘一張投影片」的鐵律,害得這位校長在全國大學校長面前出糗呢?

知道自己報告的時間,設定了投影片張數之後,接下來就真的可以開始“編劇”了。怎麼樣寫一個好的劇本,編一個好的故事,基本面還是和演講者對報告內容的瞭解、以及演講者本身說故事的天分有關。如何把一個繁瑣枯燥的問題,很簡單、有趣地講給聽眾明白,應該是屬於演講者“個人素養”的範疇,不同專業領域也有不同觀點,在這裡不嘗試作建議。

但從技術面來看,這個編劇過程還可以作很結構性、甚至“量化”的規劃。首先想清楚自己希望傳達最重要、最核心的議題是什麼,接著設定報告的結構和邏輯(學術或技術性的口頭報告,結構可能技術論文寫作差不多),然後規劃一下在這20張投影片裡,我要花多少張投影片作問題描述、多少張討論研究文獻、研究方法、研究結果等等,最後再把內容逐一填入。

準備PowerPoint投影片除了像是在為口頭報告編劇之外,同時也像是在為口頭報告準備“道具”,也就是準備所謂的「視聽輔助工具」。有教科書提到,一般人只記得10%他們所聽到的、20%他們所看到的,但是卻能記得50%他們同時聽到與看到的,所以如能有適當的視聽輔助工具,將會使聽眾對演說內容印象深刻。PowerPoint可以設定各種圖案、色彩、線條,夾雜動畫、影音、聲光效果等等,功能強大極了,在一般書店裡隨時可以找到好幾本「如何用PowerPoint製作簡報」之類的書籍。這裡不談PowerPoint簡報製作的技術問題(很多技術我根本也不會),只列出兩個製作PowerPoint簡報時我認為比較重要的原則:

a.    投影片上的文字不應該太多,字體不應該太小

相信大家都有聽演講時投影片密密麻麻,完全無法閱讀的經驗。投影片上的文字應該只是報告的提綱,詳細內容要讓聽眾聽講者口中說出,而不要讓聽眾分神閱讀投影片上文字。事實上投影片上呈現的內容應該考慮以比較難用口語敘述的圖表、照片的呈現為優先,此外報告時不打算提到的內容,就不要放在投影片上。

b.    投影片的格式和外觀要注意專業感

和技術論文寫作一樣,投影片的格式和外觀要注意其結構性與專業感,但是過度“花俏”,像是使用一大堆動畫功能,讓簡報上的文字和圖案不斷飛來飛去,反而會分散聽眾注意力,讓整個報告支離破碎。或者有投影片設計加入許多與內容無關花花草草的美工圖案,不但沒有專業感,反而顯得膚淺。

口頭報告的視聽輔助工具,當然也不侷限在PowerPoint投影片,其他包括海報、看板、幻燈片、實體模型等,各有不同的特性和效果,都是口頭報告時可以考慮使用的“道具”。事實上除了PowerPoint投影片外,廣泛、妥善使用各式視聽輔助工具也可以讓你的口頭報告更特別、更有“戲劇效果”。

如果規劃使用視聽輔助工具作口頭報告,甚至來一場「現場Demo」,實際展示作品、產品、或資訊系統,特別要注意可能的“風險”,特別是使用較高科技的工具,設備出錯、報告現場環境不相容或無法配合的風險就越高。所以事前除了要能儘量掌握設備或環境,不斷檢查、測試展示過程之外,一定要思考萬一設備出錯時可能的備案。如果實在難以掌握報告現場的環境或設備,那麼也許就放棄太複雜的規劃,簡單一些吧!

(3) 報告前的演練

自己常有這樣的經驗,上課前太忙,沒時間稍微咀嚼、思考一下上課要講的內容和組織,匆匆忙忙站上講台,即使是講過十幾、二十次的內容,還是講得一團糟。

口頭報告之前一定需要演練,你清楚知道所要報告的內容,並不表示你能夠清楚地表達出來。當然所謂演練也有程度上的差異,像我自己上課很熟悉、講過好幾次的內容,只需要上課前10分鐘瀏覽、咀嚼一下就可以了。相對的第一次做報告的內容,特別是用比較不熟悉的語言(像是英文)報告,就真的得像排戲一樣反覆演練了。

十幾年前自己第一次參加國際學術會議,要用英文報告論文,前一天晚上關在旅館房間裡從頭到尾把第二天的報告反覆練習了十幾二十次,確定所有的細節都OK了,才敢去睡覺。幾年前有人提供機票食宿,邀請我到新加坡一個國際學術會議作專題演講(這也是我唯一次被這樣“禮遇”的經驗),前一天傍晚在新加坡海港邊踱步了三、四個鐘頭演練這半小時演講,連什麼時候該講什麼笑話都安排好了。第二天演講還要一副若無其事的樣子,明明背得很熟的內容,演講時還要假裝思索一下,事先早安排好的笑話,也講得像是臨時起意一樣。

我覺得一場口頭報告的確是完全可以排練的舞台劇,充分的演練,能讓自己上台時信心十足。口頭報告演練也該像是舞台劇排戲一樣,不要只是「在腦子裡練習」,而該把台詞大聲念出來,找一些觀眾在下面聽,給自己意見,而且每一次的演練,台詞、動作、甚至語調也應該儘量一模一樣,因為如果每次練習講的方式都不一樣,就沒有需要“排戲”了。

我這樣說,倒不是主張要將口頭報告的內容從頭到尾像台詞一樣背下來,正式報告時有投影片的輔助,不需要背也應該很容易記得要講的內容。我的研究生要參加國際學術會議時,學生對以英文發表論文往往很沒有信心,最主要是以英文表達沒有辦法臨場想出適當的詞彙,甚至搞不好一句話文法錯誤百出,我會建議學生把整個報告的“台詞”原原本本地寫下來,找人修改過確定用詞、文法正確之後,就照著台詞反覆演練。然而嘗試把台詞整個背下來反而壓力很大,中間一“忘詞”就慘了。如果真的是完全沒有口頭報告經驗,或是得以英文報告,我覺得比較可行的目標是口頭報告時拿著台詞照本宣科,以發音清楚、能讓人瞭解為優先,然後再求不時對照投影片內容,加入一些肢體動作,讓整個口頭報告比較生動一些。

衣著也是讓自己有自信重要的元素,口頭報告時要穿什麼衣服,得要事先好好想一想。我的經驗是不要“與眾不同”,如果大家都穿著一般服裝,自己穿個大禮服上台報告,可能反而讓自己渾身不自在,相對的,如果在很正式的場合,自己穿著隨隨便便上台,也會讓聽眾對你的印象打折,自己報告起來很沒有信心。

3.     上台報告嘍

在這麼多準備之後,你終於要上台報告了。我一向喜歡在熟悉的場地裡講課(例如自己十幾年來上課的教室),自己會有很輕鬆、自在、作主人的感覺。如果在不熟悉的演講環境,我會安排早點到達,本能地迅速觀察這個場地,自己當自己的“舞台監督”,試圖掌握、安排這個環境,放好自己的道具、幫自己倒杯水,確認一下時鐘在哪裡以掌握時間,甚至搬開一兩張桌子,換一個站的地方等等。畢竟演講者才是全場最“大”的,不要讓自己在往後的幾十分鐘的報告裡,一直委委屈屈地處在不舒適或不適應的狀態。

我通常不喜歡站在講台後面報告或演講,一方面這樣感覺離聽眾很遠,一方面講台遮住了整個身體,聽眾往往只看得到講者的臉(如果講台上還放盆花,就連臉都看不到了),很難用肢體動作強化演講的效果。因此我往往會和主辦單位溝通,看是否能不要站在講台後面,甚至是否可以在整個場地中遊走,和聽眾能有更多互動機會。

報告所需要的設備像是電腦、投影機、麥克風等,也要讓自己有充足的時間設定、調整,報告過程中不斷被麥克風雜音、電腦當機等技術問題打斷,是很令人沮喪的。雖然設備的準備應該是主辦單位的責任,但是前往不熟悉的場地作報告,我通常會帶著自己的筆記型電腦,甚至帶著自己的單槍投影機以防萬一。報告的過程中我也希望能自己操控投影片播放,而不要由工作人員代為播放,一方面比較能掌控播放的順序和時間,一方面不需要一直說「下一頁」,打斷自己和聽眾的思路。

有的講者會把投影片或講稿印出來,在現場提供聽眾講義,這種作法我覺得有好有壞。好處是聽眾有個東西看,比較容易瞭解報告內容,甚至還可以作個筆記什麼的,壞處是說,聽眾拿到講義之後,對於演講內容已經有預期,你還沒講,聽眾已經知道你要講什麼了,可能會分散聽眾的注意力。

總算你站在台上要開始報告了,第一張投影片是非常重要的。

記得大一的時候,自己第一次要上台演舞台劇,上台前躲在在後台偷看前台刺眼的燈光和黑黑一片的觀眾,緊張得不得了。該自己上場了,硬著頭皮走上台,擠出了第一句台詞,一切就都沒事了。

平劇演員第一次上台時,都有一個「亮相」的動作,口頭報告的第一張投影片就像是「亮相」,講得順不順,往往對接下來報告的情緒有很大的影響,第一張投影片的語調高低、節奏快慢,往往也決定了整場口頭報告的語調與節奏。第一張投影片也許只是一些自我介紹之類的客套話,但是口頭報告前的演練,第一張投影片反而需要多練習幾次,站上台、喘口氣、定個神,再開始從從容容地講你第一張投影片,然後一切就都沒事了。

許多在談口頭報告技巧的書籍和文章,都會強調口頭報告過程中和聽眾有眼神接觸(eye contact)和互動的重要性。然而從基本面來說,我覺得比較重要的,是演講者或報告者要有關切聽眾,傳達訊息給聽眾的“誠意”。

記得我大二時上軍訓課,因為要點名,全班五十個人沒人敢蹺課,但在課堂上睡覺的睡覺、看自己書的看自己書,不太有人搭理教官。有一回上軍事地理,教官帶了份掛圖很認真地講授,某個時間教官說,「我們來看看下面一張圖」,一面說一面把掛圖翻到下一頁。我坐在最後一排正中間,抬起頭來看教官這張圖,突然發現,全班只有我一個人在看這張掛圖。定神聽教官解說了一陣,發現教官講得實在不錯,只是全班只有我一個人在聽,教官好像在教室裡自言自語。

學生之間類似的笑話應該不少。自己讀大學時碰到有位教授上課始終在抄黑板,一面抄一面念,抄滿一黑板回頭擦掉重新開始抄,上課始終只看到教授屁股(當年有個搞笑藝人叫作「蔣光超」,同學給這位教授取的綽號就叫作「講光抄」)。另外一位教授則是一進教室便開始念課本,小小個子一直把課本舉得高高地遮住臉,只看到教授小小的光頭,整堂課就這樣把課本從頭念到尾。還聽說過有教授上課,學生睡成一團,還睡到打呼、從桌子上翻下來,教授仍然怡然自得,自個兒講自個兒的。更多的人作口頭報告時,眼睛始終盯著投影片,或是“凝視遠方”,就是不看(或不敢看)聽眾一眼,好像現場聽眾不存在似的。

作口頭報告時需要有“誠意”,要有期望傳達訊息給聽眾的“誠意”,絕對不能有行禮如儀、照本宣科的心態。有這樣的誠意報告者自然會注視聽眾、關切聽眾的反應、和聽眾有互動、確認聽眾懂不懂自己要表達的內容,在每一個報告段落的轉換提醒聽眾,讓聽眾保持興趣、不要迷失,掌握現場的能量,隨時作一些節奏的調整。這些應該都不是“技巧”,而是報告者有“誠意”時自然的表現。

事實上這個“誠意”是不需要學習的,大部分人在一對一私下作溝通的時候,一定都具有絕對的“誠意”——你一定會眼神看著對方保持互動,發現對方沒聽懂時會嘗試用不同方式再說一次,說兩個笑話讓對方對你的談話保持興趣,發現對方心不在焉沒注意自己講話時,你會大聲抗議「你有沒有在聽啊!」,當然更不能忍受對方根本聽得睡著了——這些溝通上很自然的“誠意”在上台作口頭報告時,卻常常不見了。

前面提到口才好不好與個人性格與成長經驗有關,口才不好是完全可以體諒的,然而十足的“誠意”絕對可以彌補口才、技巧的不足。帶著溝通上很自然的“誠意”上台,你的口頭報告一定OK

口頭報告完畢後,常會有一段時間接受現場聽眾的問題。我最怕講完之後現場聽眾沒有問題,因為這會有兩種可能,一是報告講得太好了、聽眾已經完全明白,二是報告講得太爛了、聽眾根本沒有興趣,其中又以後者比較可能。

所以有人問問題是好事,回答問題時千萬不要有“被人踢館”、“辯護”的情緒,而應該很理性地就問題來討論。碰到很離譜或者自己真的回答不出來的問題時,與其亂掰,更好的回答是,「這個問題很有趣,我回去以後要好好想想看」,或是「你的問題很有深度,很難立刻解釋清楚,待會也許我們再私下討論一下」。

4.     結語

我常常覺得口頭報告是很好的學習過程,一件事情只是自己瞭解、會作,和能夠把這件事講給別人瞭解、讓別人有興趣,是兩種完全不同層次的事,在準備口頭報告的過程中和實際報告時聽眾的反應,往往可以讓自己對報告的內容有更深入、更新的體會。在聆聽別人的演講或報告時,除了內容之外,我也經常觀察講者作口頭報告的方式和技巧,作為自己學習的對象。

十幾年前在美國讀研究所的時候,曾經修一位老教授的課。有一天當老教授在台上面帶微笑,不疾不徐地講著原本應該很枯燥的課程內容時,感受到有一股強大而溫暖的能量從台上散發下來。

我突然領悟到什麼叫做「如沐春風」,到現在都還記得那一刻的感動。

那肯定是很棒的口頭報告了。