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作者:徐業良、廖月華(2010-11-27);推薦:徐業良(2010-12-12)
附注:本文為20101130日教育部辦理「獎勵私立大學校院校務發展計畫經費訪視運用績效研討會」邀請文稿。

元智大學中長程校務發展計畫之執行與管考經驗分享

1.    元智大學年度校務規劃與執行管考程序

本校創辦人徐有庠先生於1989年創設「元智工學院」,1997年改名為「元智大學」,迄今21年,設有工程、資訊、管理、人文社會、電機通訊等五個學院及通識教學部,學生人數九千餘人,其中約30%是碩博士班研究生。元智創辦時以工學院起家,然而20106月本校331位專任教師中,工程領域教師147位僅佔44%,管理領域教師84位,人文、藝術、通識領域教師達100位。自1989年創校迄今21年,辦學績效卓著,屢獲各類評鑑肯定,於2003年獲行政院第14屆「國家品質獎」,20055月及10月分獲教育部「教學卓越計畫」及「發展國際一流大學及頂尖研究中心計畫」,20082月獲教育部補助發展燃料電池重點特色領域,2008年與20098月續獲教育部「教學卓越計畫」專款補助。20年的蛻變,元智已充分發展成為一所完整、精緻的綜合型大學。

元智大學自創校以來即非常重視校務規劃與執行、管考,歷年來建立了完整的制度與流程,下頁圖中以P-D-C-A的流程,敘述元智大學年度校務規劃與執行管考程序。元智大學年度校務規劃程序起始於前一學年上學期,秘書室依據中長程發展計畫中訂定的校務發展目標、策略、評量指標及各單位提出之重點計畫,就每年實際狀況作細部修正,並提出資源規劃,經校發會討論、校務諮議委員會諮議後,送行政會議、校務會議、董事會議審議。各院系所學位學程及招生名額增設調整,也在前一學年上學期校發會中啟動作業。

依據核定通過的資源規劃,下學期則由秘書室會同會計室、人事室共同進行年度預算編列原則擬定,經計畫暨預算審議委員會審議後在擴大行政會議提出報告,全校各單位即據以開始進行年度工作計畫及預算編列,經計畫暨預算審議委員會初審、行政會議複審後,送校務會議報告、董事會核定,最後送教育部核備。年度計畫執行時各單位如確實有必要,仍可依程序提出預算變更、追加與保留。年度計畫開始執行時,計畫暨預算審議委員會亦同時挑選各單位重要計畫交由校務行政自我評鑑委員會進行執行成效之評鑑;計畫經費的稽核則在年度計畫執行完畢後,由經費稽核委員會進行計畫經費之事後稽核,經費稽核結果並依規定向校務會議報告。最後行政品質執行委員會透過如行政服務滿意度調查、提案改善、行政管理研究計畫等之執行,提升行政服務品質,並提出各項改革創新措施。

1. 元智大學年度校務規劃與執行管考程序

2.    以「Vision 20計畫」為校務發展之核心

2.1 Vision 20計畫」的醞釀與規劃過程

本校於9410月獲教育部第一期第一梯次(95-96年度)「邁向頂尖大學計畫」每年3億元經費補助,計畫之規劃與執行係以兩頂尖研究中心(燃料電池、通訊科技)為火車頭,帶動學校教學輔導、研發能量、人文發展、校園建設以及國際化程度之提升,並與本校94-96學年度校務發展計畫緊密結合。第一期第二梯次(97-99年度)計畫延續前期之規劃,經審查後本校改列為重點研究領域(燃料電池)補助學校,續獲每年9仟萬元補助。受到「邁向頂尖大學計畫」第一期審議結果之挫折,本校經多次正式與非正式會議檢討,最後達成校內共識,在補助經費上之差距或許可以由各方資源填補,但失去的「頂尖大學」地位,必須立即檢討反省,並利用此機會冷靜的辨識高等教育的本質,認為是對的策略、對的方向,不應該受到挫折而改變。當時正值本校成立第19週年,於檢討會議告一段落後,本校立即展開為期一年之「Vision 20計畫」校務長程發展規劃,以「創新、前瞻」的精神,重新檢視本校歷年校務發展計畫及辦學績效,並考慮未來面對的挑戰,對校務作前瞻性的規劃。

Vision 20計畫」整體規畫過程如圖2所示,係以本校教育理念為依歸,依學校發展階段所需,彙集全校師生、職員、校友、董事及諮議委員的智慧,凝聚共識,提出新的價值、使命、願景後,循本校校務發展計畫之系統化規劃流程,制定校務發展總目標、總策略及衡量指標,再展開為年度重點計畫與各單位年度工作計畫等行動方案。同時,透過審慎的資源規劃及年度預算分配制度,將計畫及預算緊密結合,並輔以有效的管考措施,以確保計畫執行成效,達成學校整體校務發展目標。而因應內、外部環境之快速變遷,各期程內亦逐年定期檢討及修正校務發展總目標、策略、重點方向及資源配置等,務求校務發展計畫之務實與前瞻。

2008年三月本校20週年校慶時正式宣佈執行「Vision 20計畫」,也正式成為元智大學中長程校務發展的核心主軸,所有全校性的校務發展計畫,如邁向頂尖大學計畫、教學卓越計畫、教育部私校獎補助計畫等,都在此基礎上展開。

2. 元智大學「Vision 20計畫」規畫過程

2.2 Vision 20校務發展計畫內容

Vision 20校務發展計畫中首先清楚定義本校之價值、使命和願景,敘述如下:

Value:

元智大學崇尚倫理、尊重多元、追求創新,秉持「誠慎」之校訓,實踐「卓越務實宏觀圓融」之教育理念。

Yuan Ze University emphasizes ethics, appreciates diversity, and pursues innovation. We are committed to the school motto “sincerity, diligence, thrift and prudence,” and strive to achieve the educational ideals of “excellence, thoroughness, vision and harmony.”

Mission:

¨      前瞻時代需要,培養學生多元能力,成為社會與產業菁英人才,及終身樂學的世界公民。

Envisioning the demands of the changing world, Yuan Ze University cultivates students into social and professional elites with diversified talents, and into global citizens pursuing life-long learning.

¨      建立學術基礎,致力於應用導向研究,為增進人類文明、福祉與永續發展做出具體貢獻。

Based on a solid academic foundation, Yuan Ze University devotes itself to application-oriented research and makes substantial contributions to the enrichment of human civilization, well-being and sustainability.

¨      建構全校成員得以充分發揮潛能、學習、成長,並引以為傲之優質大學。

Yuan Ze University builds its campus to support all members to fully realize their potentials by encouraging continuous learning and personal growth, and into a prestigious university which all members take great pride in.

Vision 20: What YZU will become in 20 years

元智大學將成為具國際聲望的雙語大學及應用導向研究型大學,擁有創新、多元、和諧的校園氛圍,提供高品質、國際化的教育。

Yuan Ze University aspires to become a bilingual and application-oriented research university with international reputation. Yuan Ze University will continue to have an innovative, diversified, and harmonious campus atmosphere, and excels in high-quality, internationalized education.

建立共同之價值、使命與願景後,在執行層面Vision 20校務發展計畫進一步發展出四項總目標及相對應之總指標:

總目標及相對應之衡量指標

S1 培養學生成為社會與產業菁英人才

è企業愛用本校學生排名及畢業生對元智教育滿意度

S2 建構元智大學成為具國際聲望的雙語大學

è外籍學生人數及英語授課時數比例

S3 致力應用導向研究,引領產業提升與社會進步

è研究總經費及學術成果發表

S4 塑造創新、多元、和諧、永續的優質校園環境

è教職員生對工作及學習環境滿意度

這四項總目標不是完全獨立的,每項總目標之間並透過以下10項總策略緊密結合:

總策略

(1)     建構重視倫理、多元、創新的人才培育特色(S1-1)

(2)     精進全校雙語教學與學習(S1-2, S2-1)

(3)     培養學生成為產業最愛人才(S1-3, S3-1)

(4)     營造不斷創新、進步的學習型組織(S1-4, S4-1)

(5)     擴大優秀外籍學生之招收與外籍教師之延攬(S2-2)

(6)     深化國際學術交流與合作(S2-3, 3-2)

(7)     建立完善之雙語大學校園環境(S2-4, 4-2)

(8)     開展具元智特色之應用導向研究(S3-3)

(9)     發展和產業與社會密切結合之研究環境(S3-4, S4-3)

(10)  建置人文、永續的校園環境(S4-4)

如圖3中的四面體所示,四項總目標各佔四面體的一個頂點,除本身的核心策略之外,並各以三項策略(連接此頂點的三個邊)聯結、支援其他三項總目標。以總目標「S1 培養學生成為社會與產業菁英人才」為例,總目標S1之總策略除S1-1之外,並以S1-2S1-3S1-4分別與雙語大學、應用導向研究、優質校園環境等總策略面向連結。

Vision 20 Figure

3. 元智大學Vision 20計畫總目標面向圖

2.3 Vision 20校務發展計畫的執行與管考

Vision 20計畫擬定本校長期發展方向後,自98學年度起配合年度計畫預算編列,展開行動方案(action plan)的規劃與執行。98學年度共發展出71項行動方案,經過一整學年度之執行,共完成7項、持續進行64項;99學年度共有75項行動方案,其中64項持續進行之行動方案中,名稱調整4項,另新增11項行動方案。以總策略二「精進全校雙語教學與學習」為例,圖4為其7項行動方案規劃圖,每項行動方案均有負責執行單位、年度計畫、預算、或相關法規。

Vision 20校務發展計畫以三個層次進行管考:

(1)   Vision 20整體規劃完整呈現於學校首頁,並以動態方式隨時更新、追蹤各行動方案執行狀況;

(2)   Vision 20行動方案屬年度計畫者,以圖1中的校務行政自我評鑑機制逐年評鑑執行成效;

(3)   定期於校發會、校務會議、董事會提出Vision 20重要執行成效及各項指標成長情形報告。

4. 總策略二「精進全校雙語教學與學習」行動方案規劃圖

3.    與教育部「獎勵私立大學校院校務發展計畫」之配合

教育部獎補助經費使用原則,皆已明訂其資本門及經常門之比例及其它應配合事項,例如經費以充實、改善教學軟硬體及改善師資結構為優先,須使用在學生教學軟硬體之直接成本上等。在此原則下,本校在年度計畫預算規劃時即妥善配置教育部獎補助款,以充分支援Vision 20校務發展計畫相關重點工作,由於每年教育部獎補助款金額仍有若干不確定性,本校均以自有經費編列「配合款」作彈性因應。

各單位依據圖1中本校年度計畫預算編列程序提出計畫預算,預算核定後亦明確告知經費來源為教育部獎補助經費,要求各單位必須符合相關支用規定,如教育部獎補助款以專帳、專戶處理,由獎補助款經費購置之財產(例如設備、圖書等),採購程序均依照國家採購法之規定辦理,財產標籤上除列印財產編號(條碼)、購置日期金額外,並列示各學年度教育部校務發展計畫獎補助款等等。

教育部每年例行之獎補助款經費訪視,對學校而言是壓力也是助力,元智都以最嚴謹的態度準備。表1為本校年度獎補助經費訪視準備工作時程,經費訪視主要涉及單位為秘書室、總務處和會計室,但因獎補助款多分配用於延聘獎勵優良師資、加強教學實務、改善教學軟硬體及購置圖書博物,因此亦與人事室、教務處、資服處及各系所息息相關,因此須動員以上單位一同參與經費訪視相關籌備工作,表2為本校教育部獎補助經費訪視校內籌備會議準備作業規劃及分工表。

1. 教育部獎補助經費訪視準備工作時程

工作細項

建議時程

涵蓋工作內容

1

學校聯絡窗口

2月中之前

回覆學校基本資料表及訪視時間調查

提供交通位置圖及校區平面圖

2

經費訪視學校提報自評表

3月中-4月底

依據管科會提供表單及去年委員意見,參考歷年分工,通知各單位提報後彙整報部。

3

召開校內訪視籌備會議

獲知訪視日期後儘快安排

製作會議資料(內含各項資料準備時程、簡報繳交時間及預檢時間等)

通知相關單位開會,討論各項分工(主秘主持)

彙整各系所晤談聯絡人及各單位財管聯絡人名單

98年度開始與學輔訪視合併舉行,建議邀請學務處參加會議,以便溝通協調

4

秘書室分工會議

校內籌備會當週

秘書室各項分工確認,包含當天有課學生名單及教師名單、名牌及海報製作、會議出席主管確認

會場佈置(與會計室資服處合作)及備詢人力

全校相關人員會議餐點及午餐

5

預檢安排

訪視日期7-10天前

預檢日確定後先預留主秘、總務長、會計主任和財管組長時間

規劃預檢時程,通知各單位財管聯絡人留守準備接受預檢,提醒預檢重點,並請出席檢討會

6

正式經費訪視

 

訪視2-3天前:

全校訪視公告發送(教務處-課務及人事室-教師)

校內出席主管及相關單位承辦人員會議出席提醒,提供訪視委員基本資料

訪視當天:

派車高鐵接送校發委員與學輔委員

提供晤談師生抽點名冊給委員勾選

隨時與管科會人員協調當天訪視相關事項

2. 教育部獎補助經費訪視校內籌備會議準備作業規劃及分工表

 

工作項目

負責單位/人員

前置作業

行程安排及事務連繫

秘書室

圖書盤點

資服處

儀器設備等財產盤點

總務處

審查資料準備

各相關單位,會計室統籌彙整

受薪教師名單提供

人事室

全校師生說明公告:獎補助作業及晤談訊息e-mail發送

秘書室擬稿

【課務】請教務處公告

【教職員出勤】請人事室公告

簡報製作

秘書室、會計室、總務處、資服處、學務處,秘書室彙整

師生晤談抽點名冊彙整

教務處、人事室,秘書室彙整

資料審查會場佈置

會計室、總務處、秘書室

訪視預檢作業

秘書室、會計室、總務處、資服處(各單位出席檢討會)

預檢缺失改善

各相關單位(總務處財管組執行)

資料袋

學務處、秘書室

一般會場佈置

秘書室

校園清潔

總務處

餐點、飲料準備

秘書室

訪視當日

委員接送派車

總務處、秘書室

交通引導、停車位規劃

總務處

接待及會場服務

秘書室

資料審查說明、財產抽查路線規劃及陪同

各相關單位主管及業務承辦人

晤談師生聯繫

秘書室、系所(學生)、人事室(教師)

會議記錄

秘書室、會計室

經費管理

秘書室

教育部獎補助經費訪視前,本校都會事先模擬預檢,提前檢視相關準備並檢討缺失。3為本校預檢時程規畫範例,預檢所需時間約2-3小時,預檢委員主要由相關業務單位主管擔任,如主任秘書(獎補助作業主辦單位)、總務長(採購、財產主管單位)、會計室主任(獎補助帳務主管單位)、總務處財管組長(財產主管單位)。預檢活動主要分為抽查帳冊、圖書與財管,以及缺失檢討會兩時段;抽查共分四組進行,第一組負責抽點會計清冊及圖書,第二至四組則負責儀器設備實地抽查,抽查時段內,每組有一位同仁陪同主管到各單位抽查儀器設備,各單位(系所)財產聯絡人在原單位備查,負責抽查帳冊與圖書之主管則有採購及會計單位同仁在資料擺放會場備詢。

檢討會時段各單位財產聯絡人必須出席,預檢委員針對當天抽查各系所之狀況,請財產聯絡人留意或改善,財管組亦將報告當學年度例行性財產盤點之結果,供財產聯絡人參考。預檢有缺失之單位,財管組將於預檢後3天前往進行複檢確認,務求正式訪視前已經完整改進。

3. 預檢時程規畫範例

日期

9961(星期二)9:30-11:30 AM

預檢

委員

總務長、會計室主任、財管組組長、主任秘書

 

 

時段

活動項目

主持人

訪視內容

地點

出席人員

09:25-09:30

集合

09:30-11:00

委員預檢

主任秘書

抽點會計清冊

實地抽查各單位圖儀設備清冊(含圖書、儀器設備)

全校

總務處、會計室、人事室、秘書室及相關業務承辦人

各單位財產聯絡人在原單位備查

11:00-11:30

檢討會

主任秘書

委員說明實地訪查狀況

各單位狀況回覆

六館11樓會議室

總務處、會計室、人事室、秘書室及相關業務承辦人

各單位財產聯絡請出席檢討會