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作者:元智大學秘書室同仁(2011-07-27);推薦:徐業良(2011-07-27)

元智大學秘書室行政作業程序彙編

一、元智大學校務規劃程序

1.1    元智大學年度校務規劃與執行管考程序

本校素來重視校務規劃與執行、管考,歷年來建立了完整的制度與流程,下頁圖1-1中以P-D-C-A的流程,敘述元智大學年度校務規劃與執行管考程序。

元智大學年度校務規劃程序起始於前一學年上學期,秘書室依據中長程發展計畫(如“Vision 20”計畫)中訂定的校務發展目標、策略、評量指標及各單位提出之重點計畫,就每年實際狀況作細部修正,並提出資源規劃,經校發會討論、校務議委員會議後,送行政會議、校務會議、董事會議審議。各院系所學位學程及招生名額增設調整,也在前一學年上學期校發會中啟動作業。

依據核定通過的資源規劃,下學期則由秘書室會同會計室、人事室共同進行年度預算編列原則擬定,經計畫暨預算審議委員會審議後在擴大行政會議提出報告,全校各單位即據以開始進行年度工作計畫及預算編列,經計畫暨預算審議委員會初審、行政會議審後,送校務會議報告、董事會核定,最後送教育部核備。

年度計畫執行時各單位如確實有必要,仍可依程序提出預算變更、追加與保留。年度計畫開始執行時,計畫暨預算審議委員會亦同時挑選各單位重要計畫交由校務行政自我評鑑委員會進行執行成效之評鑑;計畫經費的稽核則在年度計畫執行完畢後,由經費稽核委員會進行計畫經費之事後稽核,經費稽核結果並依規定向校務會議報告。最後行政品質執行委員會透過如行政服務滿意度調查、提案改善、行政管理研究計畫等之執行,提升行政服務品質,並提出各項改革創新措施。

1-1. 元智大學年度校務規劃與執行管考程序

1.2    Vision 20校務發展計畫規劃與管考

2008年對於本校蛻變、成長而言是相當關鍵的一年,2008年初元智由頂尖大學計畫補助轉為重點領域補助,亟需重新思考本校定位與未來方向,本校前一期中程校務發展計畫(94-96學年)也已結束,元智邁入20週年之際,更應對下一個20年提出前瞻性願景。期望能以「創新、前瞻」的精神,重新檢視本校校務發展規劃,並考慮未來面對的挑戰,作前瞻性規劃,從元智大學20歲的眼光提出對未來20年的願景,期奠定元智百年之基業。

1.2.1 Vision 20校務發展計劃架構

一個成功的校務發展計畫植基於共同信奉的教育理念與核心價值,凝聚共識形成的明確使命與願景,以及經過評估的策略與具體可行的行動方案。Vision 20校務發展計畫自9731696-2校務發展委員會議展開,至98314校慶典禮中宣示執行Vision 20計畫止,共展開40場會議討論,建構完整的校務發展系統架構,清楚定義本校未來之價值、使命和願景。

Value

元智大學崇尚倫理、尊重多元、追求創新,秉持「誠慎」之校訓,實踐「卓越務實宏觀圓融」之教育理念。

Yuan Ze University emphasizes ethics, appreciates diversity, and pursues innovation. We are committed to the school motto “sincerity, diligence, thrift and prudence,” and strive to achieve the educational ideals of “excellence, thoroughness, vision and harmony.”

Mission

Ÿ   前瞻時代需要,培養學生多元能力,成為社會與產業菁英人才,及終身樂學的世界公民。
Envisioning the demands of the changing world, Yuan Ze University cultivates students into social and professional elites with diversified talents, and into global citizens pursuing life-long learning.

Ÿ   建立學術基礎,致力於應用導向研究,為增進人類文明、福祉與永續發展做出具體貢獻。
Based on a solid academic foundation, Yuan Ze University devotes itself to application-oriented research and makes substantial contributions to the enrichment of human civilization, well-being and sustainability.

Ÿ   建構全校成員得以充分發揮潛能、學習、成長,並引以為傲之優質大學。
Yuan Ze University builds its campus to support all members to fully realize their potentials by encouraging continuous learning and personal growth, and into a prestigious university which all members take great pride in.

Vision 20: What YZU will become in 20 years

元智大學將成為具國際聲望的雙語大學及應用導向研究型大學,擁有創新、多元、和諧的校園氛圍,提供高品質、國際化的教育。

Yuan Ze University aspires to become a bilingual and application-oriented research university with international reputation. Yuan Ze University will continue to have an innovative, diversified, and harmonious campus atmosphere, and excels in high-quality, internationalized education.

總目標與總策略

Vision 20計畫依會議彙整資料發展出總目標及總策略,其中總目標由菁英人才培育、雙語大學建構、應用導向研究、優質校園環境等四個面向發展,每項目標之間並透過10項總策略相互關聯(如下圖1-2所示)。四項總目標與10項總策略敘述如下:

1-2 元智大學Vision 20計畫總目標面向圖

S-1 培養學生成為社會與產業菁英人才

總目標S-1除核心策略S1-1之外,並以S1-2S1-3S1-4等三項策略,分別與雙語大學建構、應用導向研究、優質校園環境等總目標連結。

S1-1 建構重視倫理、多元、創新的人才培育特色(核心策略)

S1-2 精進全校雙語教學與學習(同S2-1

S1-3 培養學生成為產業最愛人才(同S3-1

S1-4 營造不斷創新、進步的學習型組織(同S4-1

S-2 建構元智大學成為具國際聲望的雙語大學

總目標S-2除核心策略S2-2之外,並以S2-1S2-3S2-4等三項策略,分別與菁英人才培育、應用導向研究、優質校園環境等總目標連結。

S2-1 精進全校雙語教學與學習(同S1-2

S2-2 擴大優秀外籍學生之招收與外籍教師之延攬(核心策略)

S2-3 深化國際學術交流與合作(同S3-2

S2-4 建立完善之雙語大學校園環境(同S4-2

S-3 致力應用導向研究,引領產業提升與社會進步

總目標S-3除核心策略S3-3之外,並以S3-1S3-2S3-4等三項策略,分別與菁英人才培育、雙語大學建構、優質校園環境等總目標連結。

S3-1 培養學生成為產業最愛人才(同S1-3

S3-2 深化國際學術交流與合作(同S2-3

S3-3 開展具元智特色之應用導向研究(核心策略)

S3-4 發展和產業與社會密切結合之研究環境(同S4-3

S-4 塑造創新、多元、和諧、永續的優質校園環境

總目標S-4除核心策略S4-4之外,並以S4-1S4-2S4-3等三項策略,分別與菁英人才培育、雙語大學建構、應用導向研究等總目標連結。

S4-1 營造不斷創新、進步的學習型組織(同S1-4

S4-2 建立完善之雙語大學校園環境(同S2-4

S4-3 發展和產業與社會密切結合之研究環境(同S3-4

S4-4 建置人文、永續的校園環境(核心策略)

1.2.2 開展行動方案

行動方案之展開方能落實各項策略之執行,並有助於資源到位與計畫執行成效追蹤。行動方案訂為動態性,必須配合每學年度財務規劃與計畫優先度,逐年修訂。98學年度搭配10項總策略共發展出71項具體行動方案;99學年度依據前一學年度之完成7項行動方案、調整4項、新增11項,共計75項具體行動方案;100學年度依據前一學年度之完成2項行動方案、調整4項、合併7項、新增7項,共計73項具體行動方案。

各項行動方案均搭配有主辦單位、年度計畫及預算,或相關法規,Vision 20整體規劃呈現於學校網頁首頁,並以動態方式隨時更新、追蹤各項行動方案執行狀況,並以本校校務行政自我評鑑機制逐年評鑑執行成效。

1.2.3 Vision 20校務發展計畫管考

校務發展計畫另一個重要的成功因素,在於其是否能建立一套完整可行、可持續追蹤成效之實施程序,故本校在Vision 20校務發展計畫之實施上以三層次計畫管考機制進行計畫實施成效追蹤,包含網頁動態資料即時更新、自我評鑑機制,以及定期會議報告,相關說明如下:

(1)   網頁動態資料即時更新

Vision 20校務發展計畫建構完成後,即在元智大學首頁建立網頁,將計畫背景、規劃成果、年度行動方案等內容上網。在即時資料提供的層次上,秘書室也將持續動態更新各行動方案執行內容,提供全校教職員生充分瞭解Vision 20校務發展計畫執行狀況(http://web2.yzu.edu.tw/vision20/vision%2020首頁/index.htm)

(2)   自我評鑑機制

相關內容請參考「元智大學校務行政自我評鑑流程說明」,校務行政自我評鑑分期中(每年四月)、期末(每年八月)兩次審查。計畫暨預算審查委員會於每學年第一季,視各單位年度計畫之重要性、與Vision 20校務發展計畫關聯性、經費額度等,於各單位分別建議若干重點計畫接受審查。各單位依照該重點計畫執行進度與成效,於期中、期末分別提報自我評核表

(3)   定期會議報告

Vision 20校務發展計畫經校發會討論、校務議委員會議,送行政會議、校務會議、董事會議審議後,所訂出之長期校務發展ValueMissionVision,已作為學校長程發展之目標,不可任意變更,中程之總策略與總目標,亦不依照每學年度發展規劃調整,可依照每年資源規劃與實際狀況作細部修正者,僅年度行動方案。

每學年度上學期於校務發展會議時,秘書室需提出Vision 20校務發展計畫於上一學年度行動方案之執行成果,以及各項指標之達成狀況。每學年度下學期校務發展會議,秘書室須依據Vision 20校務發展上一學年度成果,進行本學年度行動方案之調整規劃,並提出相關報告。

二、元智大學年度預算編列與執行

2.1 元智大學年度預算編列程序

本校各單位計畫暨預算編列程序及時間整理如表2-1,細節敘述如下:

(1)   秘書室提出「資源規劃審議案」,於校務發展委員會審議通過。

(2)   秘書室、會計室及人事室共同擬定「預算編列原則」,經計畫暨預算審查委員會議及(擴大)行政會議修正通過。

(3)   各單位依據學校「Vision 20」計畫核定之總目標與總策略,擬訂下學年度單位目標,並依據工作方向與重點,擬訂下學年度工作計畫及預算。各單位擬訂之工作計畫及預算,經計畫暨預算審查委員會議初審,及行政會議審通過。

(4)   預算審結果由會計室、秘書室彙整編製本校下學年度收支概算表等相關說明資料,提請校務會議審議。通過校務會議審議之審結果,再提請董事會議審議。

2-1. 本校各單位計畫暨預算編列程序及時間

作業時程

作業項目

3月中旬

下學年度計畫暨預算編列原則提請計畫暨預算審查委員會議審議

3月下旬

下學年度計畫暨預算編列原則及學術單位預算分配數提請(擴大)行政會議審議,並於審議後將結果通知各單位

4月中旬

各單位進入預算會計系統完成年度計畫暨預算編列(重點計畫先不需輸入)

5月上旬

完成下學年度研發建教重點計畫內容及預算初審作業

5月上旬

秘書室彙整各單位年度計畫暨預算,以及重點計畫申請表,安排各單位審查時程;會計室彙整本學年各單位預算執行進度

5月中旬

召開計畫暨預算審查委員會議進行計畫暨預算初審

5月中旬

提請行政會議進行計畫暨預算

5月中旬

各單位依據審結果完成修正預算會計系統資料,重點計畫主辦單位完成預算會計系統資料輸入

6月上旬

提請校務會議審議

6月中旬

會計室準備提請董事會議審議案

6月下旬

提請董事會議審議

7月底前

報教育部核備

2.2 元智大學年度預算編列基本原則

除例行性業務支出外,計畫預算提出以配合Vision 20行動方案為優先,並依據校務行政自我評鑑辦法進行追蹤評鑑,以落實計畫及經費執行成效。

(1)   學術單位

經常門支出直接分配至各系所,分為兩大類:

Ÿ   例行性業務支出:含行政支出、輔導教學費、維修費等,依既定公式,依據學生人數、班級數、教職員人數、設備總值、單位使用面積等因素計算分配;

Ÿ   「非例行性計畫」,由各需求單位提出翔實計畫及預算,交由計畫暨預算審查委員會初審、行政會議審通過後編列執行。

資本門支出分配至院,由院依其重點發展方向作經費分配,分為三大類:

Ÿ   依規模分配至各學院之設備費:即基本教學設備費,以各系大學部學生人數、雜費比例、新設系所加權數三項相乘之積,為其分配之權數比例

Ÿ   院統籌設備費:即院發展基金,各院先分配一定額度之基本分配金額,再依大學部學生人數之規模分配至各學院;

Ÿ   研發建教重點計畫設備款,由研發處統籌分配。

(2)   行政單位

Ÿ 基本行政支出以維持上學年度額度編列原則,其它各項例行性計畫除因物價上漲、學生人數增加等特殊因素,亦以不成長為原則。

Ÿ 非例行性計畫則由各需求單位提出翔實計畫及預算,交由計畫暨預算審查委員會初審、行政會議審通過後編列執行。

2.2 預算變更、追加、保留程序與原則

各單位預算編列應“block funding”概念,性質相近之計畫及經費科目應儘量編為同一計畫,避免計畫及經費項目過多而繁瑣,且不利單位內經費之互相調度與流通。年度計畫執行時各單位經費應在預算經費範圍內節使用,依照原規劃時程與經費完成計畫。如確實有必要,仍可依以下程序提出預算變更、追加與保留。

(1)   預算調整

各單位執行預算,各項計畫中須互相流用時,得填寫「計畫暨預算變更申請表」,提出預算調整。調整額度在原核定預算百分之十以內者,由會計室會同秘書室共同核定,同一計畫每年度以調整一次為限,並提計畫暨預算審查委員會核備。調整額度在原核定預算百分之十以上者,須經由計畫暨預算審查委員會初審,行政會議審。每季以辦理一次「百分之十以上之預算調整」為原則。

(2)   預算追加

避免各單執行預算,各項計畫因執行上有追加之特殊需求、單位內其他經費已用完或無法支援時,得填寫「計畫暨預算變更申請表」,提出預算追加申請。預算追加申請案須經由計畫暨預算審查委員會初審,行政會議審。預算追加案審查從嚴,每季以辦理一次「預算追加」為原則。

(3)   預算保留

會計年度結束後,預算未執行完畢者應轉為年度結餘款。若有計畫因「付款期間跨年度」等不可抗力因素而尚未完成,預算經費確有保留之必要者,執行單位得於第四季(約每年六~七月份)填寫「預算保留申請表」,申請保留預算經費至次年度繼續執行。提出之申請案須經由計畫暨預算審查委員初審,行政會議審。各系所學分班、碩士在職專班等預算保留審查從寬,其他預算保留則需依其保留之必要性從嚴審查。

三、元智大學行政會議議事程序

3.1 行政會議安排

行政會議是本校核心之決策會議,由秘書室負責會議安排,在每月下旬以email方式公告下個月行政會議時間,分為一般行政會議與擴大行政會議二類:

Ÿ   一般行政會議:原則上每2次,每月雙數召開,參與成員包括校長、副校長、五處處長、五學院院長、通識教學部主任、終身教育部主任,以及人、會、公事、國際室主任和主任秘書。

Ÿ   擴大行政會議:原則上每學期2次,期中及期末各一次,參與成員除一般行政會議成員之外,還包括全校各系所、中心、室等教學單位主管,議題安排也以全校性相關議題為主。

行政會議議事程序敘述如下:

(1)     確認前次會議紀錄:除確認前次會議記錄外,並以表格方式列出前幾次行政會議決議各單位執行狀況,持續追蹤。

(2)     校長致詞。

(3)     報告及討論案:各單位重大政策或措施可提出專案報告,在行政會議上討論並做成決策。

(4)     法案審議:行政會議層級之各項法規新訂、修正或廢止,以及法規規定需由行政會議通過之法案,如借調、留職停薪等人事案,或預算編列、變更之審議,均需正式提案行政會議審議。

(5)     臨時動議。

(6)     各單位工作報告(並簡述行政會議相關決議執行情況)。

(7)     散會。

3.2 行政會議資料準備及行政會議紀錄之處理與公告

行政會議提案程序資料準備敘述如下:

(1)     報告及討論案提案資料格式包括「報告單位」、「報告名稱」、「內容說明」,請於會議前一之星期二下班前傳送秘書室。報告案之說明內容請盡量精簡,須經過討論過程並形成決議者,請於提案單中明確條列所需決議事項之重點。

(2)     法案審議提案須於會議前一之星期一下班前會簽各單位一級主管,並於提報資料中註明會簽程序,未經會簽程序者,將視為程序不符合,不予列入議程。

(3)     法案審議提案法規條文修訂審議案並應以「條文修正對照表」呈現,相關資料請於會議前一之星期二下班前傳送秘書室。

(4)     行政會議資料經秘書室彙整後,於會議前一之星期四下班前發送與會主管。

行政會議紀錄之處理與公告程序敘述如下:

(1)     行政會議紀錄初稿應於會議後一內完成,經主秘核可後,同時進行校長審閱及傳送與會主管確認。

(2)     下次會議確認定稿後,秘書室將定稿資料email傳送全校教職同仁參考,並同時轉存元智網頁之個人portalè行政事務è會議紀錄èX次行政會議紀錄,提供教職同仁隨時查詢。

(3)     會議記錄內容以最後決議及發言摘要為主,但全程會議數位錄音檔案至少保存壹年以上。

3.3 行政會報

為促進行政單位之間的橫向溝通,99學年度起彭校長要求隔(未開行政會議之週一)邀集行政單位主管召開行政會報。行政會報不須正式提案,以各單位主管輪流報告目前進行中之重要業務,及需要與其他單位討論溝通之事項。

四、元智大學校務行政自我評鑑流程

本文說明元智大學執行「校務行政自我評鑑」之目的及實施流程。

4.1 實施目的

依據大學法第五條條文之規定:「大學應定期對教學、研究、服務、輔導、校務行政及學生參與等事項,進行自我評鑑;其評鑑規定,由各大學定之。教育部為促進各大學之發展,應組成評鑑委員會或委託學術團體或專業評鑑機構,定期辦理大學評鑑,並公告其結果,作為政府教育經費補助及學校調整發展規模之參考;其評鑑辦法,由教育部定之。」

此,本校於95/11/21九十五學年度第六次行政會議通過「校務行政自我評鑑實施方案」,評核全校各單位年度計畫及預算之執行成效。同時配合教育部校務評鑑時程,每三至五年將另行規劃更為深入、全面之校務行政自我評鑑,並邀請外部審查委員參與,期達精進校務及提昇整體教育品質之目的。

4.2 評鑑對象

校務行政自我評鑑對象分為兩大類:

(1)  各學院及通識教學部以執行教育部系所評鑑為主,校務行政自我評鑑僅依該學年校內研發建教重點計畫預算、院發展基金及其他全校性計畫執行成效進行審查。

(2)  行政單位及負擔全校性行政任務之教學單位,包括五處(教務處、學處、總務處、研發處、資服處)、五室(人事室、會計室、秘書室、公事室、國際室)、通識教學部、軍訓室及體育室等,則依單位年度計畫預算執行成效進行評鑑。

4.3 評鑑方式

設置校務行政自我評鑑審查小組,由計畫暨預算審查委員會推選委員四人,經費稽核委員會推選委員二人,及校長聘卸任主管或資深教授三人,共九人組成,任期一年。召集人由委員互選產生,主任秘書擔任執行秘書,並由秘書室負責相關行政業務。

校務行政自我評鑑分期中(每年四月)、期末(每年八月)兩次審查。計畫暨預算審查委員會於每學年第一季,視各單位年度計畫之重要性、經費額度等,於各單位分別建議若干重點計畫接受審查。各單位依照該重點計劃執行進度與成效,於期中、期末分別提報自我評核表。校務行政自我評鑑審查小組依各單位提出之自我評核表進行書面審查,必要時亦得邀請各單位派員說明計畫執行狀況。

4.4 評鑑結果

(1)     各單位期中、期末書面審查意見經彙整後,將交由原單位作為計畫執行、改進之參考,各單位並必須以書面回覆審查意見。

(2)     各單位計畫暨預算執行成效審查評分,以期中30%、期末70%之比例加總平均後,分成教學單位(五學院及通識教學部)、行政單位(教務處、學處、總務處、研發處、資服處等五處)、行政單位二(人事室、會計室、秘書室、公事室、國際室、軍訓室及體育室)等三組,評選出全校績優教學單位及行政單位各若干名,於適當場合公開表揚,並頒發獎金。

(3)     教學單位及行政單位將分別取個別計畫之前三名,將其提報資料彙整上傳秘書室知識管理系統網頁,提供各單位參考學習之模範樣本。自98學年度起,對該計畫之計畫主要執行者敘獎,以資鼓勵。

(4)     各單位計畫暨預算執行成效審查結果,將提供計畫暨預算審查委員會列為下學年度各單位計畫暨預算審查之重要依據。

4.5 執行流程

作業時程

作業項目

本學年度

 

11月中旬

秘書室彙製行政單位及負擔全校性行政任務之教學單位年度計畫預算選單,提送計畫暨預算審查委員會第一次會議決選受評項目。

12月中旬

組成校務行政自我評鑑委員會。

1月上旬

召開校務行政自我評鑑委員會第一次會議,進行審查小組分組確認。

1月下旬

各單位校務行政暨研發重點計畫期中自我評核填報作業開始。

3月中旬

各單位「期中自我評核表」繳交截止。

3月下旬

委員期中書面審查作業開始。

5月中旬

召開校務行政自我評鑑委員會第二次會議,確認期中書面審查結果

5月下旬

Ÿ 各單位期中書面審查結果通知。

Ÿ 各單位校務行政暨研發重點計畫期末自我評核填報作業開始。

新學年度

 

8月上旬

各單位「期末自我評核表」繳交截止。

8月中旬

委員期末書面審查作業開始。

9月下旬

召開校務行政自我評鑑委員會第三次會議,確認期末書面審查結果及年度審查結果

11月上旬

Ÿ 該學年校務行政自我評鑑評核結果提請行政會議報告

Ÿ 各單位期末暨學年度審查結果通知。

Ÿ 各單位依期末評核結果具體回覆委員之評語及建議。

11月中旬

核發各單位校務行政自我評鑑計畫執行成效獎勵。

5月中旬

各單位年度計畫暨預算執行成效審查結果,提送計畫暨預算審查委員會作為下學年度計畫暨預算初審參考。

五、教育部「獎勵私立大學校院校務發展計畫」準備流程

教育部獎補助款之計算期間年度制,各校須於前一年向教育部申請,教育部依「獎勵私立大學校院校務發展計畫要點」,根據各校在補助指標與獎勵指標之成績進行計算與核配。表5-1為本校每年度申請獎補助經費時之作業時程,該計畫申請幾乎涉及全校所有行政單位及少數教學單位,通常透過校內資料填報工作會議,與大家協調溝通填報分工及填報期限等事宜,填報期間秘書室則扮演對外窗口角色,協助各單位向雲科大獎補助小組(教育部本計畫委託單位)或教育部清各項定義,及反映系統使用上之相關問題等。

5-1. 教育部獎補助款申請作業時程

工作項目

預定時程

內容說明

1

教育部公聽會、系統說明會

7月-9月初

教育部會先以公文或E-mail請各校提供下一年度計畫要點修訂建議。

舉辦第一次修訂結果公聽會,學校仍可於會中提出相關建議。

計畫要點定案後,舉辦系統填報說明會,說明各表單填報定義,並提供各校管理帳號、密碼。

2

量化資料系統填報、計畫書提交

9月中-10月底

召開校內工作會議,向各單位承辦人員說明填報分工、表單定義等,並於會後以e-mail提供各單位專用帳號密碼。

核對確認各單位填報資料,並留存各單位主管簽核表單。

彙整提交下一年度之「教學、研究、財務及校務資訊公開化暨整體經費支用計畫」。

3

教育部量化資料查核

11月初-1月底

11-12月抽取部分學校進行實地查核,學校需陳列所有量化資料之佐證清冊供查核人員核對。(此制度自97年度實施迄今,本校未被查核過,因此日後被查核機會相對極高)

教育部針對各校部分有疑義數據或表單,以e-mail通知各校,須於期限內提出佐證資料說明,或發文進行資料修訂。

4

到部簡報

2月中-3月初

回覆時間調查後先預留校長、副校長、主秘、教務長和研發長當天行程。

事前提供計畫書、量化資料表等相關資料給出席主管。

調查主管需求後協助當天派車等事宜。

5

核配各校獎補助款

4月初-5

發文通知各校獲獎補助款金額,及請領款項相關事宜。

高教簡訊公佈各校獲獎補助金額後,進行簡要分析,並於行政會議上報告。

教育部獎補助經費使用原則,皆已明訂其資本門及經常門之比例及其它應配合事項,例如經費以充實、改善教學軟硬體及改善師資結構為優先,須使用在學生教學軟硬體之直接成本上等。在此原則下,本校在年度計畫預算規劃時即妥善配置教育部獎補助款,以充分支援Vision 20校務發展計畫相關重點工作,由於每年教育部獎補助款金額仍有若干不確定性,本校均以自有經費編列「配合款」作彈性因應。

各單位依據本校年度計畫預算編列程序提出計畫預算,預算核定後亦明確告知經費來源為教育部獎補助經費,要求各單位必須符合相關支用規定,如教育部獎補助款以專帳、專戶處理,由獎補助款經費購置之財產(例如設備、圖書等),採購程序均依照國家採購法之規定辦理,財產標籤上除列印財產編號(條碼)、購置日期金額外,並列示各學年度教育部校務發展計畫獎補助款等等。

教育部每年例行之獎補助款經費訪視,對學校而言是壓力也是助力,元智都以最嚴謹的態度準備。表5-2為本校年度獎補助經費訪視準備工作時程,經費訪視主要涉及單位為秘書室、總務處和會計室,但因獎補助款多分配用於延聘獎勵優良師資、加強教學實務、改善教學軟硬體及購置圖書博物,因此亦與人事室、教務處、資服處及各系所息息相關,因此須動員以上單位一同參與經費訪視相關籌備工作,表5-3為本校教育部獎補助經費訪視校內籌備會議準備作業規劃及分工表。

5-2. 教育部獎補助經費訪視準備工作時程

工作細項

預定時程

涵蓋工作內容

1

學校聯絡窗口

2月中之前

回覆學校基本資料表及訪視時間調查

提供交通位置圖及校區平面圖

2

經費訪視學校提報自評表

3月中-4月底

依據管科會提供表單及去年委員意見,參考歷年分工,通知各單位提報後彙整報部。

3

召開校內訪視籌備會議

獲知訪視日期後儘快安排

製作會議資料(內含各項資料準備時程、簡報繳交時間及預檢時間等)。

通知相關單位開會,討論各項分工(主秘主持)。

彙整各系所晤談聯絡人及各單位財管聯絡人名單。

98年度開始與學輔訪視合併舉行,建議邀請學處同仁參加會議,以便溝通協調。

4

秘書室分工會議

校內籌備會當

秘書室各項分工確認,包含當天有課學生名單及教師名單、名牌及海報製作、會議出席主管確認。

確認會場佈置(與會計室資服處合作)及相關單位備人力。

準備全校相關人員會議餐點及午餐

5

預檢安排

訪視日期7-10天前

預檢日期確定後先預留主秘、總務長、會計主任和財管組長時間。

規劃預檢時程,通知各單位財管聯絡人留守準備接受預檢提醒預檢重點,並請各單位財管聯絡人出席檢討會。

6

正式經費訪視

 

※訪視2-3天前:

發送全校中英文訪視公告(教務處-課及人事室-教師)。

E-mail提醒校內出席主管及相關單位承辦人員出席會議,並提供訪視委員基本資料。

※訪視當天:

派車至高鐵或教育部接送校發委員與學輔委員

提供晤談師生抽點名冊請委員勾選。

隨時與管科會人員協調當天訪視相關事項。

:表列時程係歷年預定時程,但實際訪視時程常因教育部修訂辦法、作業內容調整等因素而有所異動,例如99年度獎補助經費訪視日前才接獲通知將在10月至12月辦理。

5-3. 教育部獎補助經費訪視校內籌備會議準備作業規劃及分工表

 

工作項目

負責單位/人員

前置作業

行程安排及事務連

秘書室

圖書盤點

資服處

儀器設備等財產盤點

總務處

審查資料準備

各相關單位,會計室統籌彙整

受薪教師名單提供

人事室

全校師生說明公告:獎補助作業及晤談訊息e-mail發送

秘書室擬稿

【課務】請教務處公告

【教職員出勤】請人事室公告

簡報製作

秘書室、會計室、總務處、資服處、學處,秘書室彙整

師生晤談抽點名冊彙整

教務處、人事室,秘書室彙整

資料審查會場佈置

會計室、總務處、秘書室

視預檢作業

秘書室、會計室、總務處、資服處(各單位出席檢討會)

預檢缺失改善

各相關單位(總務處財管組執行)

資料袋

處、秘書室

一般會場佈置

秘書室

校園清潔

總務處

餐點、飲料準備

秘書室

訪視當日

委員接送派車

總務處、秘書室

交通引導、停車位規劃

總務處

接待及會場服務

秘書室

資料審查說明、財產抽查路線規劃及陪同

各相關單位主管及業務承辦人

晤談師生聯繫

秘書室、系所(學生)、人事室(教師)

會議記錄

秘書室、會計室

經費管理

秘書室

教育部獎補助經費訪視前,本校都會事先模擬預檢,提前檢視相關準備並檢討缺失。5-4本校預檢時程規劃範例,預檢所需時間約2-3小時,預檢委員主要由相關業務單位主管擔任,如主任秘書(獎補助作業主辦單位)、總務長(採購、財產主管單位)、會計室主任(獎補助帳主管單位)、總務處財管組長(財產主管單位)。預檢活動主要分為抽查帳冊、圖書與財管清冊,以及缺失檢討會兩時段;抽查共分四組進行,第一組負責抽點會計清冊及圖書,第二至四組則負責儀器設備實地抽查,抽查時段內,每組有一位同仁陪同主管到各單位抽查儀器設備,各單位(系所)財產聯絡人在原單位備查,負責抽查帳冊與圖書之主管則有採購及會計單位同仁在資料擺放會場備

檢討會時段各單位財產聯絡人必須出席,預檢委員針對當天抽查各系所之狀況,請財產聯絡人留意或改善,財管組亦將報告當學年度例行性財產盤點之結果,供財產聯絡人參考。預檢有缺失之單位,財管組將於預檢3天前往進行檢確認,務求正式訪視前已經完整改進。

5-4. 預檢時程規劃範例

日期

9961(星期二)09:30-11:30

預檢

委員

主任秘書、總務長、會計室主任、財管組組長

 

 

時段

活動項目

主持人

訪視內容

地點

出席人員

09:25-09:30

集合

09:30-11:00

委員預檢

主任秘書

抽點會計清冊

實地抽查各單位圖儀設備清冊(含圖書、儀器設備)

全校

總務處、會計室、人事室、秘書室及資服處相關業務承辦人

各單位財產聯絡人在原單位備查

11:00-11:30

檢討會

主任秘書

委員說明實地訪查狀況

各單位狀況回應

六館

11樓會議室

總務處、會計室、人事室、秘書室及資服處相關業務承辦人

各單位財產聯絡請出席檢討會

六、元智大學教師評鑑與獎勵制度作業流程

6.1 元智大學教師評鑑與獎勵制度的建立與沿革

元智大學教師績效獎勵制度自78學年度創校之初開始擬,79學年度開始實施,最初定名為元智工學院「教師績效考核」,在80學年度更名為「教師績效獎勵」,並自年度預算中編列一定數額教師績效獎金,分為教學、研究、輔導暨服務三項考評,總獎金比例大約為40%40%20%,期能發揮評鑑激勵的目的,避免考評負面感受。

81學年度起,教師績效獎勵由規定全員必須參與教學、研究、輔導暨服務三項評比,轉變為於本校服務滿一年以上專任教師可自由選擇參與分項評比。同年度並訂定三項評比的最低要求標準,教師即使選擇不參加該項目的績效獎勵,仍然必須滿足該項目的最低要求標準,使教師在充分自主的前提下,仍能維持一定的教學、研究、輔導暨服務的要求。85學年度,教師績效獎勵等第由原先ABCD修正為特優、優、佳、可等四等級,並在教學、研究、輔導暨服務各項目分設傑出獎若干名,從連續幾個學年度在績效獎勵評等優良的教師中,進一步選拔出各項目傑出獎的教師。傑出獎選拔持續多年後,94學年度教師績效獎勵並開始與董事會捐贈之「有傑出教授」、「有講座教授」,以及校內頒授之「元智講座教授」結合,在年度教師績效傑出獎之上,建立更完整的獎勵階梯。

長期以來,校內便對於在研究績效評比上,不同領域教師不能以相同標準評比多所討論。89學年度起元智大學教師績效獎勵制度的研究部份,開始分為工程、管理、資訊、人文四大類,分別訂定評等標準,教師可以自由選擇參加類別。95學年度成立電通學院,教師績效獎勵制度的研究部份也增設電通類,與校內五個學院完全相符合,由學院院長擔任各領域研究績效獎勵召集人,學院院長亦能藉由教師研究績效評比,引導、督促學院教師的研究方向與成果。

961月新大學法公布,第21條中明文規定,「大學應建立教師評鑑制度,對於教師之教學、研究、輔導及服務成效進行評鑑,作為教師升等、續聘、長期聘任、停聘、續聘及獎勵之重要參考。前項評鑑方法、程序及具體措施等規定,經校務會議審議通過後實施。」據此,教育部要求各大學建立教師評鑑制度,事實上本校原先「教師績效獎勵制度」的前置作業即為全校教師在教學、研究、輔導暨服務等三個項目之年度「評鑑」。96年起本校參考國內外許多大學實施教師評鑑制度之經驗,經過一年多次會議的討論,並廣泛蒐集校內教師意見,基於制度之建立與組織文化及管理特性密切相關,決定在原有「獎優輔弱」之核心精神上,將評鑑作業程序更加明確化,建立具有元智大學特色之「元智大學教師評鑑與獎勵制度」,並經97學年第一次校務會議通過實施。

98學年度起教育部開始推動「彈薪制度」,元智大學教師評鑑與獎勵制度原本便具有「彈薪」的精神,因此本校也基於此制度,以教育部及國科會的經費,增加表現優異教師之獎勵金額,順利完成本校彈薪制度之建立。

6.2 元智大學教師評鑑與獎勵制度的基本精神

經過二十餘年長期沿革,元智大學教師評鑑與獎勵制度已逐漸建立了幾項基本精神:

(1)     以「獎勵」為基本出發點,而非以「考核」、「懲罰」為出發點

元智大學教師評鑑與獎勵制度之目的並非僅在「淘汰不適任教師」,而在更積極的「獎優輔弱」,教師評鑑表現優良之教師依其各項目所獲之等第分別發給不同額度之績效獎金。以98學年度為例,對全校約290位有資格且自願參與績效獎勵的教師,一共發出了兩千六百餘萬元的績效獎金,績效表現良好的教師,平均每月可領到一萬元以上的額外獎金。表現優異之教師,其績效獎金可超過每月二萬元。然而績效獎勵也非「通通有獎」,例如研究績效評比中,設定至少15%研究績效不佳的教師為「列等」,不發給研究績效獎金。連續二年未通過教師評鑑者,應於提經三級教評會決議通過後予以停聘、解聘或續聘。

校內教授兼任二級主管時,其輔導暨服務成績由上一級主管評定,而校內教授兼任一級主管時,其教學及輔導暨服務成績直接由校長評定,使上一級主管或校長有機會依據主管的績效表現給予不同的獎勵金。

(2)     充分尊重系所自主與專業,並充分尊重資深傑出教授

教師評鑑與獎勵制度之母法為「教師評鑑與獎勵辦法」,並依此母法訂定「元智大學評鑑最低要求標準」作為全校一致的評鑑最低要求標準。教學與輔導暨服務二項教師評鑑較難量化,為充分尊重各系所專業判斷,由各系所依其特色及需要,訂定各項目之評鑑標準及程序,各系所主管對單位內教師表現也能有充分掌握。研究績效則由各院主導,依其學術領域特性訂定量化計分標準。教學、研究、輔導暨服務全校傑出獎教師評選,則分別由教務處、研發處、學處召集,邀請校內外學者專家組成審查小組,作審慎評選。

本校教師評鑑與獎勵制度對於資深傑出教授也給予充分尊重,辦法中即明定「講座教授、卸任校長、國家級學術獎得獎人等免接受教師評鑑」,而前一年獲得傑出獎的教師,後三年該項目績效也直接由校長核定,不需參與該項目之評鑑。

(3)     評鑑與獎勵制度與教師學術生涯的結合

由於教師評鑑與獎勵制度能夠穩定實施並為大部分教授所接受,元智大學校內許多其他制度之設計,也常以教師績效成績為依據,教師獎勵制度逐漸能與教師學術生涯更緊密結合(如下圖)。例如教師升等時必須提出之基本資料,便包含歷年在校教學、研究、輔導暨服務績效成績,作為教師升等評審時重要的參考資料;校內重要之委員會如「計畫暨預算委員會」、「經費稽核委員會」,也要求教師績效在優等以上的教授方能成為候選人,使績效優良的教授能逐步參與治校,進而成為行政或學術主管;此外,如前所述,94學年度本校董事會捐贈之「有傑出教授」、「有講座教授」,以及校內頒授之「元智講座教授」,都以在年度教師績效表現優良,為參加選拔之基本門檻。

6-1. 教師學術生涯發展階梯

6.3 元智大學教師評鑑與獎勵作業流程

教師評鑑與獎勵制度實施多年,相關作業流程及相關法規已經十分完整而明確。評鑑與獎勵作業基本上以「教師評鑑與獎勵審議委員會」為決策核心,委員會主席為副校長,由秘書室負責相關事務,參與成員為各行政單位主管、各學院院長及各系所主管等。作業程序與時程概述如下,以99學年度為例,詳細作業時程如表6-1

準備階段(8月):

Ÿ 彙整及提供教師評鑑學年度績效資料(含教師系統資料、行政單位資料、教師個人提供資料等)

Ÿ 教師自我評鑑(教師依所屬系所辦法規定者進行自我評鑑)

評鑑階段(9-10月):

Ÿ 研發處核計研究成績

Ÿ 院(部)教評會審議所屬教師是否通過評鑑最低要求標準

Ÿ 研究各類召集人會議(9月)

Ÿ 第一次審議委員會議(10月):確認時程、符合評鑑最低要求標準教師、名額、獎金等、校教評會審議教師是否通過評鑑最低要求標準

獎勵階段(11~次年5月)

Ÿ 第二次審議委員會議(11月):確認初評等第、名額、獎金;確認特優等(10%)名單、傑出獎候選名單

Ÿ 完成教學、研究、輔導暨服務傑出獎審查

Ÿ 第三次審議委員會議(12月):確認傑出獎教師名單、教師評鑑與獎勵制度檢討與精進

Ÿ 校長核定後發放第一期獎金(12月)

Ÿ 傑出獎及元智講座頒授(3月校慶典禮)

Ÿ 發放第二期獎金(次年5月)

6-1. 教師評鑑與獎勵審議作業時程表

歷程

時間

工作項目

準備階段

99.07.01.-99.08.15

Ÿ  彙整及提供教師當學年度績效資料:

Ÿ  教師系統資料(研發處研究績效系統、teacher portfolio

Ÿ  行政單位資料

Ÿ  教師提供佐證或補充資料

初評階段

99.08.16-99.08.31

Ÿ  教學單位進行教師教學、輔導暨服務成績彙整

Ÿ  教師自我評鑑

Ÿ  教師依所屬系所規定進行教學、輔導暨服務自我評鑑

99.09.01-99.09.30

Ÿ  研發處核計「研究」成績

Ÿ  各「院(部)教評會」完成該院(部)教師是否通過最低要求標準之審議

Ÿ  各院(部)、系(所、中心、室)繳交經院核之最低要求標準檢核表

Ÿ  核定本學年教師評鑑與獎勵作業時程

Ÿ  召開研究各類召集人會議

99.10.01-99.10.31

Ÿ  召開第一次教師評鑑與獎勵審議委員會議

Ÿ  確認教師參與資格

Ÿ  確認各院(部)、系(所、中心、室)教師符合最低要求標準名單

Ÿ  確認各院「教學」及「輔導暨服務」特優及優等名額

Ÿ  確認研究各類總獎金及等第名額分配

Ÿ  「校教評會」完成全校教師最低要求標準結果之審議

Ÿ  各院(部)、系(所、中心、室)繳交「教學」及「輔導暨服務」初評成績

Ÿ  研究各類召集人繳交「研究」初評成績

Ÿ  各院推薦「教學」、「輔導暨服務」特優等教師

Ÿ  二級主管提供輔導暨服務相關資料

總評與核定

99.11.01-99.11.30

Ÿ  召開第二次教師評鑑與獎勵審議委員會議

Ÿ  確認教學、研究及輔導暨服務初評等第

Ÿ  二級主管輔導暨服務成績審議

Ÿ  確認各院教學、研究、輔導暨服務「特優等」教師名單,及符合參加「傑出獎」候選資格名單

Ÿ  教務處、學處、研發處完成傑出獎審查

99.12.01-99.12.31

Ÿ  召開第三次教師評鑑與獎勵審議委員會議

Ÿ  確定教學、研究及輔導暨服務項目「傑出獎」教師

Ÿ  制度精進

Ÿ  呈校長核定當學年度教師評鑑等第及獎勵金額

99.12

Ÿ  發放第一期教師年度績效獎勵金

100.05

Ÿ  發放第二期教師年度績效獎勵金

6.4 元智大學教師評鑑與獎勵制度相關法規

元智大學教師評鑑與獎勵制度相關法規主要包含三個部份,整個制度的母法為「元智大學教師評鑑與獎勵辦法」,此辦法之修正需經校務會議通過。依此母法訂定之「元智大學評鑑最低要求標準」作為全校一致的評鑑最低要求、「元智大學教師學年度績效獎勵實施細則」規範相關作業流程,前述辦法之修正需經行政會議通過。這兩項法規都由秘書室主管。

教師評鑑與獎勵制度相關法規第二部份是各系所自訂之教學、輔導暨服務評量辦法,以及各學院訂定之研究績效計分標準,這些辦法之修訂需經教師評鑑與獎勵審議委員會核備或通過。第三部份法規則是由教務處、研發處、學處主管之各類傑出獎審查要點,其修訂亦需經由教師評鑑與獎勵審議委員會通過。教師評鑑與獎勵制度之法規架構如圖6-2所示。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6-2. 本校「教師評鑑與獎勵制度」法規架構

七、元智大學校校慶活動流程說明

元智大學校慶日為每年310日(元智公生日),校慶典禮暨活動日則安排於310日當周周末舉辦,並與藝術中心舉辦之社區藝術節,及各學院之學院結合,將三月整月列為校慶月。每年校慶均依據學校校務發展方向,訂定該學年度校慶主題。以此主題結合設計各項活動,進行校慶活動宣傳,校慶典禮的場地亦配合校慶主題選擇與設計。表7-1為近年來元智大學校慶主題與校慶典禮場地。

7-1. 近年來元智大學校慶主題與校慶典禮場地

時間

校慶主題

校慶典禮地點

第十七週年

鼓動創意Ÿ飛躍17

第十八週年

青春正youngŸ花漾年華

健康休閒中心

第十九週年

元藝盎然

第二十週年

迎雙十里程Ÿ立百年基業

七館一樓

第二十一週年

健康、永續、樂活校園

樂學廣場(有廳)

第二十二週年

元藝綠動Ÿ歡慶22

校慶日當天主要活動包括校慶典禮、學生社團活動、福委會活動、校慶餐會、及社區藝術節活動。自93學年度起,元智大學校慶固定舉辦校慶音樂會,在婦女館演出,以聯繫社區民眾情誼;早期均邀請外界樂團、音樂家演出,如幼獅交響樂團、陳冠宇鋼琴演奏、台灣弦樂團、愛因斯坦小提琴演奏,98學年度起校慶音樂會由校內管樂社、弦樂社及桃園元智管弦樂團擔綱演出,並請資傳系黃志方教授指導。

校慶籌備工作由秘書室統籌,邀集各單位承辦人員組成校慶籌備工作小組辦理,表7-2為校慶籌備工作小組會議暨分組進度管制時程。

7-2. 校慶籌備工作小組會議暨分組進度管制時程

作業時程

作業項目

10月上旬

召開第一次會議(討論主題、方向)

11月中旬

召開第二次會議暨分組進度報告(各組活動內容與經費初步確認)

12月中旬

召開第三次會議暨分組進度報告(確認各組活動內容)

1月上旬

提報行政會議核備

2月中旬

召開第四次會議暨分組進度報告

3月初

召開第五次會議暨分組進度報告

3月校慶典禮前

進行典禮項目全程總檢

4月初

校慶檢討會

八、元智大學領導團隊研習營

元智大學自創校以來,於學年結束時,援例由校長率領學術及行政單位新舊一級主管,於校外舉辦年終檢討會,又名「領導團隊研習營」或「主管研習營」。領導團隊研習營的目的在檢討過去、策未來,亦含有傳承之意,一方面回顧上學年校務執行成效,另方面前瞻未來校務發展規劃,透過主題討論、分組座談,除了凝聚團隊共識之外,並藉以明確聚焦校務發展規劃方向。自95學年度起,本校領導團隊研習營每兩年次參訪國外友校,進行觀摩學習,除了加強與友校友誼及合作關係外,也期望能從校務行政角度,擴展行政團隊國際視野。表7-1為近年領導團隊研習營活動時間、地點、及參加人數。

8-1. 近年領導團隊研習營活動時間、地點、及主管參加人數

年度

時間

活動地點/參訪機構

參加人數

95

95/9/3-95/9/6

韓國科學技術院(KAIST)、浦項大學(POSTECH)

16

96

96/7/10-96/7/11

台中清新溫泉飯店

24

97

97/10/22-97/10/25

日本亞洲太平洋大學(APU)

28

98

因莫拉克風災停辦

 

 

99

99/8/30-99/9/2

新加坡World Scientific出版公司新加坡國立大學南洋理工大學

31

99

100/1/19

新竹南園人文休閒客棧

36

領導團隊研習營活動畫原則敘述如下:

Ÿ   配合校務發展重點,主管研習營原則上每學年舉辦一次,地點在國內或國外,每二年安排一次國外參訪及標竿學習。

Ÿ   參加對象:全校學術及行政單位一級主管(含研究中心主任)。

Ÿ   主管研習營活動型態,主要為腦力激盪會議、分組座談、默契大考驗、校際交流與觀摩、文化知性之旅等等。

Ÿ   為提升學習效益,參加研習會之主管,於活動結束後須撰寫心得報告,分組座談決議事項,提行政會議核備後納入後續追蹤。

九、元智大學電子公文系統使用流程說明

本校早期即建立電子公文系統,具有下列四項功能:

(1)    製作公文:能按各類需求格式製作公文及選擇會辦單位,並列印出紙本公文傳遞下一個會辦單位。

(2)    處理公文:提供線上簽收、審核、退件、或加入會辦單位再送出。

(3)    查詢公文:允許承辦人查詢其經手的公文,可追蹤公文目前所在單位。

(4)    處理結案、歸檔:提供發文單位對完成所有審核的公文做結案歸檔。

公文依其性質又分為「校內簽呈」、「校外來文」、「對外發文(函、書函)」等種類。「校內簽呈」執行方式為電子與紙本並行,即收發承辦人仍需將紙本公文請示主管簽名,再登入系統簽核公文;「校外來文」統一由總務處收文,登錄電子公文系統並分文至需審核會辦單位,流程同校內公文流程;「對外發文」則為各單位行電子公文系統自行製作公文經秘書室核稿、文書組打後由發文單位直接寄發、不必透過總務處。

校內公文流程早期存在以下問題:

Ÿ 校內簽呈大多仍採用紙本,格式不一,會簽流程、會簽單位呈現位置亦不一致

Ÿ 未上線登錄簽收,無法線上查閱原始簽辦或會簽狀況,甚至導致公文所在單位不明或遺失

Ÿ 公文回送程序不完整,例如原教學單位所上簽呈,於校長批示後,秘書室乃轉交各相關行政單位先影印洽辦,並由該行政單位承辦人員將公文直接歸還上簽系所,致產生院無法知悉最後批示結果

秘書室以95學年度行政管理研究計畫方式委託資管系劉俞志老師,針對本校「公文遞送管理系統」進行研究,最後決定行「紙本簽呈加Barcode控管遞送流程」方式來改進本校公文流程之缺失,並於96學年度第二學期開始全面施行。基本流程敘述如下:

(1)    收發管理:各單位應設單位專責公文收發人員。收到會簽公文時,單位收發人員應確實使用公文系統以Barcode機進行簽收,完成公文遞送程序。

(2)    公文製作:各單位製作簽呈時,應上公文系統創稿,以求簽呈格式的統一。簽呈內容有圖示、表格等無法在公文系統中製作者,請以附件方式行之。

(3)    簽核流程:單位承辦人製作完成簽呈後,應由單位主管署名後,開始簽核流程。簽呈不論是電子傳送或同時傳送紙本,均應在公文系統中登錄,以控管遞送流程。

「紙本簽呈加Barcode控管遞送流程」實施數年來,已達成下述改善公文品質與時效之目的:

(1)    格式統一化:校內簽呈格式及會簽單位呈現位置統一化。

(2)    流程電子化:電子公文系統自動產生條碼於公文左上方,各會簽單位收發人員以barcode機簽收公文,已會簽單位可上系統查詢到該公文流向。

(3)    回送明確化:首長批示完成之公文,秘書室掃瞄後以電子郵件方式第一時間傳送給該公文會簽單位之主管及承辦人,使各單位迅速瞭解該公文核定結果,並自行存檔(96學年度已委託資服處進行線上存檔功能開發,惟迄今均無進度)。系統「公文回送功能」由秘書室依首長指示,統一判別與點選,解決院無法知悉原教學單位所上簽呈之最後批示結果之困擾。

十、元智大學聯合服務櫃台作業流程

聯合服務櫃台服務對象為學校教職員生及所有來訪之賓客,服務項目包羅萬象,除一般學生之經常性的成績單申請、學生證補辦外,尚有各項教務處表單之設置供學生索取,亦有學處之五育成績單申請、傳真、影印服務、各項問題諮詢等等。此外為使櫃台之功能更廣,櫃台內亦設置遠銀金融服務處,每週定期服務教職員生;另有遠銀保代每月2次固定到校服務;公信保險經紀人亦於每週四固定在櫃台內服務;總務處及會計室每學期末及開學前亦都有特定時間於櫃台內為同學辦理車證申請,櫃台內亦設有資訊小站供同學上網搜尋資料、列印、選課等,更有設置失物招領櫃,協助失物者尋回失物,只要是對所有被服務之對象有幫助的,都是我們的服務項目。近年來隨著外籍生不斷的增加,協助外籍生辦理相關事宜亦是櫃台重要的服務內容之

由於櫃台內之服務項目屬多元化,故服務人員需具備機動性以解決林林總總的問題,並給予及時親切之服務。另為求更快速之服務,機台之設置不可或缺,投幣機台、印表機、影印機、傳真機等均設置於櫃台,故對機台之瞭解、執行即是服務人員每天都需執行面對的,此外櫃台之清潔工作是每天之例行公事,如此才可提供美好舒適之環境予使用者。利用空閒時間加強語文之訓練,以提供外籍生更好的服務。而身為秘書室人員,我們亦需利用斷斷續續的時間協助秘書室各項業務及交辦事項以期秘書室業務推動更順利。服務人員應有之態度條列如下:

Ÿ   面帶微笑,態度親切。

Ÿ   機動性反應快,有效率。

Ÿ   需具備專業技能:如外語能力等。

Ÿ   對所有事務機台均需熟悉操作及問題。

Ÿ   不斷學習、創新並調整服務方式。

Ÿ   不厭其煩耐心、熱心的向訪客解說各項問題。

附件:秘書室辦理之各類委員會議

會議名稱

主席

會議成員

會議頻率

董事會議

董事長

董事15人、監察人1人,校長、五長、主任秘書、人事主任、會計主任列席,其他主管視議題需要邀請列席

每學期召開一次

校務議委員會議

校長

校務議委員,原則上每學年度或每年度簽聘行政會議主管列席參加,依議題邀前校長或校內講座教授列席指導,並依議題邀需要另邀相關主管列席

每學年召開一次,視需要加開

校務發展委員會議

校長

當然委員(校長、副校長、教務長、學生事務長、總務長、研發長、資訊長、各學院院長、通識教學部主任、終身教育部主任、各學系/所/中心主管、主任秘書、人事室主任、會計主任、國際暨兩岸事務室主任及公共事務室主任)及推選委員(各學院及通識教學部教師代表各一人、職員代表二人,學生代表二人,皆須由校務會議相關群體代表中推選產生),99學年度共53位委員(包含主席)

每學期至少召開一次

行政會議

校長

校長、副校長、教務長、學長、總務長、研發長、資訊長、五院院長、通識部主任、終身部主任、主任秘書、人事室主任、公事室主任、會計室主任、國際室主任,19

召開一次

行政會報

校長

校長、副校長、教務長、學長、總務長、研發長、資訊長、主任秘書、人事室主任、公事室主任、會計室主任、國際室主任,12位。

召開一次

性別平等委員會議

主任委員:校長,執行秘書:主任秘書

當然委員(校長、教務長、學長、總務長、人事室主任、主任秘書)、各院代表(6、職員代表(2名)、校外代表(2名)、學生代表(2名),共17

每學期召開一次;接獲申訴召開臨時會議

校園安全維護會報

校長

校長、副校長、五長、五院院長、通識部主任、終身部主任、主任秘書、人事室主任、公事室主任、會計室主任、軍訓室主任、國際室主任、語文中心主任、環安衛中心主任,21

每學期

召開一次

緊急事件處理小組會議

主任秘書

主任秘書、教務長、學長、總務長、資訊長、人事室主任、公事室主任、軍訓室主任、國際室主任、語文中心主任、環安衛中心主任,11

合併校安會報同時召開

行政品質執行委員會

主任秘書

副教務長、副學長、副總務長、副研發長、副資訊長、人事室主任、會計室主任、主任秘書、公事室主任、二位教師代表、三位職技代表,14位。

每學期召開一次

校慶籌備會及檢討會

主任秘書

主任秘書、學處、總務處、資服處、秘書室、人事室承辦人員、各學院秘書、公事室秘書、藝術中心秘書、終身教育部副主任、福委會總幹事

校慶籌備會召開3-4次;校慶檢討會1

計畫暨預算審查委員會

主任秘書

主任秘書為當然委員並兼召集人,其餘10位委員皆由非一級主管之教師擔任,共11人。

每學年召開5

經費稽核委員會

主任委員由委員互選,主秘列席

校長選聘委員1人、教師代表4人及職技人員代表2人,共7人。

每學年召開3

校務行政自我評鑑委員會

召集人由委員互選,主秘為執行秘書

審查小組:由計畫暨預算審查委員會推選委員4人,經費稽核委員會推選委員2人,及校長聘卸任主管或資深教授3人,共9人。

每學年召開3